Inventariseren en catalogiseren

De eerste fase van elk preserveringsproject is het in kaart brengen van de noden van het object/de objecten in kwestie. Voor een installatie met meerdere, onderling afhankelijke, componenten is een basisinventaris een noodzakelijke stap in dit proces. Het is belangrijk om niet alleen de verschillende dragers te documenteren, maar ook de afspeel- en weergaveapparatuur, die vaak even integraal deel uitmaakt van het werk. Het is daarom ideaal om een installatie in de vroege stadia van het preserveringsproces volledig te catalogiseren.

Dit is echter niet altijd makkelijk of haalbaar. In plaats hiervan is een basisinventaris op objectniveau – met informatie verzameld op papier of in een spreadsheet (bv. Excel) – een goede eerste stap.

Let bij het inventariseren in het bijzonder op beschadigde of zichtbaar verslechterde elementen en noteer de algemene samenstelling van de installatie.

Om een basisinventaris te maken van een installatie, documenteer je het volgende:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Dragerformaat/-formaten
- Verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- De fysieke staat van alle dragers, apparatuur en ander materiaal
- Korte beschrijving van de relatie van de individuele delen tot het hele werk

Het is noodzakelijk om tijdens het preserveringsproces het materiaal dat gepreserveerd wordt grondig te catalogiseren. Hoewel het niet nodig is om volledige catalogusbestanden te creëren bij de start van het proces, is het belangrijk dat het catalogiseren zo vroeg mogelijk onderdeel wordt van het preserveringsproces.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Maak een catalogusbestand aan op werkniveau dat de installatie beschrijft, met individuele bestanden voor alle dragers die onderdeel zijn van de installatie, en voor alle apparaten die ermee verbonden zijn. Afzonderlijke catalogusbestanden op objectniveau zijn voor elk bestanddeel nodig, omdat tapes en ‘born-digital’-bestanden verschillende technische metadata (zoals catalogiseringsgegevens) en ontstaansinformatie hebben – en bijgevolg eventueel verschillende preserveringsnoden.

Voor de hele installatie zou een catalogusbestand opgemaakt moeten worden (op papier of spreadsheet of in een database) dat de volgende elementen bevat:

Beschrijvende metadata:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- De verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Notities die geschreven staan op de installatie of op individuele dragers die onderdeel zijn van de installatie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen om het werk terug te vinden

Technische metadata:
- Totaal aantal gebruikte dragers
- Aantal elementen per formaat (bv. 3/4”, Digital Betacam, etc.)
- Maakt het werk deel uit van een editie?
- Monitor- of projectievereisten
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- Specificaties omtrent plaats en omgeving: afmetingen van de ruimte, de lichtniveaus, de akoestiek en de stroomvereisten

Preserveringsmetadata:
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Fysieke staat
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats
- Opslaggeschiedenis (indien gekend)
- Overzicht van in onbruik raken van formaat of apparatuur (indien van toepassing)

Administratieve metadata:
- Aankoopdatum
- Naam van de persoon die het werk schonk of die het verkocht
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Aanvullend op de beschrijvende, technische, preserverings-, en administratieve metadata voor het volledige werk, zouden de catalogusbestanden die specifiek de tapes beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer

Technische metadata:
- Datum
- Formaat
- Generatie
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen en balans
- Kleur of zwart-wit
- Duurtijd
- Type tape

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats

Bovenop de beschrijvende, technische, conserverings-, en administratieve metadata voor het werk in zijn geheel, zouden de catalogusbestanden die specifiek de ‘born-digital’-bestanden beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer
- Bestandsnaam

Technische metadata:
- Aanmaakdatum van bestand(en)
- Formaat van het bestand
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen, balans en synchronisatie
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Duurtijd (indien gelooped: inclusief tijd tussen de loops)
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken; beschikbaarheid van back-upapparatuur en reserveonderdelen
- Beschrijving van de ondersteunende documentatie
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up op de server
- Datum van de laatste back-up

Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist.

Zie voor een meer gedetailleerde uitleg i.v.m. metadata voor digitale bestanden: Computergebaseerde kunst: Ideale praktijken (‘Best Practices’).

Opmerking
Veel collecties bevatten in onbruik geraakte formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel. Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide.