La première étape de tout plan de préservation consiste à évaluer les besoins de(s) l'objet(s) en question. Pour une installation avec de multiples composants interdépendants, un inventaire de base est une étape essentielle de ce processus. Il est non seulement important de documenter les éléments médiatiques, mais aussi les appareils de lecture et de monstration. Les équipements de monstration sont souvent tout aussi inhérents à l'œuvre que les médias eux-même. Cataloguer intégralement une installation au commencement de l'entreprise de préservation serait idéal, mais cela n'est pas toujours faisable ou pratiquement réalisable. À la place, un inventaire de base au niveau de la pièce, en collectant les informations sur papier ou dans un tableur utilisant un logiciel du type d'Excel est un bon début.
Durant le processus de l'inventaire soyez certain de bien faire attention aux éléments particulièrement endommagées ou visiblement détériorées et rapportez aussi la composition générale de l'installation. Voir la section Inspection.
À mesure qu'avance le processus de préservation, il est crucial de cataloguer exhaustivement le matériel préservé. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de créer un catalogue complet pour commencer, il est essentiel que le catalogage soit inclus comme une étape du processus le plus tôt possible.
Le catalogage peut s'avérer étonnement complexe. Bien que de nombreux standards aient été mis en place par les bibliothécaires et les archivistes pour que les informations soient cataloguées de manière à ce qu'elles soient compatibles entre différentes institutions et bases de données, très peu de standards existent pour cataloguer les installations. Avant de mettre en place une base de données, il est utile de consulter un archiviste, un bibliothécaire, un responsable, ou un conservateur compétent dans le domaine.
Une part importante du catalogage repose sur l'utilisation d'un vocabulaire normalisé. Le standard généralement utilisé pour le catalogage de l'image en mouvement est le "Archival Moving Image Materials": A Cataloging Manual, 2nd edition, communément appelé le AMIM-2. Il est disponible dans de nombreuses bibliothèques et universités et donne des standards détaillés pour tout décrire depuis le format de bande jusqu'au variations de titres.
Une discussion approfondi sur les principes et les pratiques de catalogage est disponible sur le site web du Moving Image Collections(MIC). Les règles de catalogage développées par la Fédération Internationale des Archives Filmiques (FIAF) se trouve sur leur site web.
Une "fiche" décrivant le contenu de l'installation devrait être créée, avec une description individuelle pour chaque partie et chaque équipement lui étant lié. Des descriptions séparées au niveau de la pièce pour chaque composant sont nécessaires car les médias sur bande et les fichiers numériques auront des métadonnées d'ordre technique (p. ex., les données de catalogage) et des informations de création différentes et pourront avoir des besoins différents en terme de préservation.
Pour l'intégralité de l'installation, un catalogage basique, qu'il soit sous format papier, sous la forme d'un tableur, ou d'une base de donnée, doit inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées Techniques
Métadonnées de Préservation
En plus des métadonnées Descriptives, Techniques, de Préservation et Administratives de l'œuvre dans son intégralité, les informations minimums pour une description de chaque composant sur bande devrait inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées de Préservation
En plus des métadonnées descriptives, techniques, de préservation et administratives de l'œuvre dans son intégralité, le minimum d'informations pour une description de chaque composant numérique devrait inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées Techniques
Métadonnées de Préservation
Lors du nommage de chaque fichier, suivez les conventions de nommage établies et assurez-vous d'ajouter l'extension du fichier. Ces conventions doivent être établies au début du projet.
Pour des explications plus approfondies concernant les métadonnées des fichiers numériques, voir Art à Composantes Informatiques : Meilleures Pratiques.
Note: De nombreuses collections contiennent des vidéos dans des formats obsolètes qui ne sont pas toujours identifiables par des non-experts. Ce sont ces bandes obscures qui habituellement demandent le plus d'attention ; une description précise de leur format est essentielle. Pour plus d'informations sur l'identification des formats vidéo, se référer au précieux site web suivant :
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide