Omstandigheden voor de opslag van dragers

Omstandigheden voor de opslag van dragers (Intro)

In optimale omgevingsomstandigheden zou een nieuwe videoband ongeveer tien jaar moeten meegaan. Maar videobanden kunnen tot dertig, en in sommige uitzonderlijke gevallen tot vijftig jaar bruikbaar blijven.

Correcte bewaringsomstandigheden geven je de nodige tijdsmarge om tapes correct te documenteren, en om werken te preserveren die onmiddellijke aandacht vereisen – terwijl videobanden met een lagere prioriteit stabiel kunnen worden gehouden. De beste temperatuur voor langetermijnbewaring is ongeveer 10°C, bij een relatieve vochtigheid van 25%, met weinig fluctuatie.

Deze bewaringsomstandigheden kunnen niet altijd worden gerealiseerd, maar videobanden zouden in elk geval moeten worden opgeslagen met aandacht voor de volgende parameters:
- Bewaar videobanden op metalen rekken in koele, droge en stabiele omstandigheden.
- Bewaar videobanden rechtop, zoals boeken.
- De bewaarplaats moet stofvrij zijn en zich afgeschut van zonlicht bevinden. De dozen en cassettes moeten schoon en stofvrij worden gehouden.
- Verifieer of er geen zuurhoudend plastic of papier in de doos aanwezig is: dit kan mogelijk de ontbinding versnellen.
- Waardevolle papieren documenten die in de doos worden aangetroffen, zouden afzonderlijk van de tape moeten worden bewaard; noteer hun aanwezigheid en de locatie in het relevante catalogusbestand.
- Meet de temperatuur en de vochtigheidsgraad maandelijks, om er zeker van te zijn dat de omgevingsomstandigheden niet fluctueren doorheen de tijd.
- Kijk je collectie tegelijkertijd na op microniveau; zorg ervoor dat de cassettedoosjes vrij zijn van vuil en stof.
- Schakel, vooraleer je een videocassette in het rek plaatst, de record tab uit om accidentele uitwissing in de toekomst te voorkomen.

Videobanden opwinden

De manier waarop een videoband is opgespoeld kan bijdragen tot een langere levensduur.

De videoband moet gelijkmatig en een beetje strak worden opgewonden, aangezien een gelijkmatig opgewonden videoband het minst vatbaar is voor externe schade. Je kan een gelijkmatige opwinding bereiken door de videoband op een gelijkmatig tempo tot het einde vooruit, of tot het begin terug te spoelen, maar wees voorzichtig met videobanden die beschadigd of in slechte staat zijn. Vermijd in geval van twijfel de videobanden af te spelen!

Voorbeelden van slechte spoelingen zijn: popped strands, pack slop, en flange pack.

Kleef de losse einden van open reel tapes met zuurvrije papiertape vast, want de uiteinden kunnen dubbel plooien of vervormen.

Voor niet-professionele formaten moet de tape op de take-up hub – de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden – worden bewaard, voor professionele of archiefformaten wordt hij bewaard op de supply hub: dat is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Omstandigheden voor de opslag van born-digital media

Het opslaan van digitale media op een systeem van meerdere harde schijven (zoals RAID-6) of op een server dupliceert de data en houdt ze relatief veilig, op voorwaarde dat dit geheel goed beheerd wordt. Dit is de duurste manier van dataopslag.

Gezien de kost per megabyte gedaald is, wordt één externe harde schijf tegenwoordig beschouwd als een betaalbare oplossing die betrouwbaar genoeg is om de componenten van een digitaal werk op te slaan. Langetermijnopslag van eender welke high-density disk is echter riskant.

Spreiding is een belangrijk begrip, aangezien schijven als opslagmedium niet onfeilbaar zijn. Het is aangeraden om een back-up van het kunstwerk op minstens twee harde schijven op te slaan. Eén harde schijf kan op die manier achterblijven op een rek, liefst niet op dezelfde plaats als de andere harde schijf (om rampschade te voorkomen). Het is zelfs beter om spreiding te voorzien over meerdere formaten: maak bijvoorbeeld kopieën van de bestanden op harde schijf én op datatape. Het is verstandig om bestanden en uitgaande links die verdeeld werden over verschillende servers en/of mappen, en die tot één werk of project behoren, samen te brengen. Op die manier kan je een zeker overzicht over het werk behouden en meer controle uitoefenen over de individuele componenten. Dit is een essentiële stap in het behoud van websites.

Indien het instituut het zich kan veroorloven, is het ook goed om op een magnetisch tapeformaat voor computeropslag zoals Linear Tape-Open (LTO) een back-up te maken van de lokale data. Deze tapes zouden dan ook op een andere plaats opgeslagen moeten worden, om verlies bij rampen te voorkomen. Dit soort opslag vereist wel dat de computer zich in een ‘local area network’ bevindt, dat voorziet in back-ups van de tapes. Het is bovendien ook aanbevolen dat je de data opslaat op afzonderlijke media, die verschillende technologieën gebruiken. Op die manier is je archiefinfrastructuur niet afhankelijk van één technologie.

Draagbare opslagapparatuur zou bewaard moeten worden op een koele en donkere plaats, verwijderd van direct zonlicht en sterke magnetische velden. De lucht zou ook vrij moeten zijn van vuil, stof en chemicaliën.

Voor externe harde schijven en optische schijven biedt een inerte polipropyleenbehuizing bijkomende bescherming. Plaats de schijven verticaal in zuurvrije plastic doosjes. Bewaar opslagapparaten – wanneer ze niet gebruikt worden – op een rek. Dragers die lange tijd in een drive van de computer blijven zitten kunnen thermische en mechanische schade oplopen.

Waarborg steeds de veiligheid van je collectie, door te verzekeren dat de originele bestanden een ‘read-only’-status hebben en dat slechts een beperkt aantal betrouwbare conservators de originele werken kan raadplegen.

Kopieer het werk voor raadplegingsdoeleinden op opneembare compact discs.

Een opmerking over goudkleurige ‘archief’-dvd-r’s en cd-r’s
Optische schijven zijn zeer vatbaar voor krassen en schade door hitte of vochtigheid. Bij hoge temperaturen kunnen ze delamineren. Ze kunnen ook beschadigd raken, wanneer een vloeistof via de randen binnendringt in de bindlaag. Goudkleurige optische schijven hebben een 24-karaats reflectieve laag die niet oxideert, noch taant. De schijf bevat een organische phtalocyanine kleurlaag die volgens onafhankelijke studies de hoogste duurzaamheid heeft van alle lichtgevoelige kleurlagen. Over een lange tijdsperiode kan deze laag wel vergaan, vooral als de optische schijf bewaard wordt op een verlichte plaats; dit veroorzaakt fouten wanneer de laser de informatie zal proberen lezen die op de schijf werd opgenomen.

Omstandigheden voor de opslag van apparatuur

Bij installatiewerken is het cruciaal om functionele afspeel- en weergaveapparatuur te preserveren, en de relatie van de individuele dragers (die een onderdeel van het werk vormen) tot het geheel te handhaven. Men moet ook de authenticiteit en de integriteit van het originele object behouden – de installatie als een totaalsysteem van onderling verbonden delen. Zoals bij elke machine het geval is, zal ook hier de apparatuur het uiteindelijk laten afweten. Door ze onder de juiste omstandigheden op te slaan, kan je dit onvermijdelijke lot wel zo lang mogelijk uitstellen.

Hou de volgende richtlijnen in acht:
- Bewaar apparatuur consequent koel en droog en vrij van vervuiling via lucht.
- Koop de beste kwaliteit van apparatuur die beschikbaar is als back-up voor het origineel.
- Hou de apparatuur steeds schoon en lijn ze correct uit, zodat ze de videoband niet beschadigt en geen afspeelfouten veroorzaakt.
- Hou in het bijzonder het pad van de videoband en de koppen proper.
- Bewaar de handleidingen en een voorraad van reserveonderdelen en/of reserveweergave-apparatuur.
- Draagbare opslagmedia, zoals harde en optische schijven, en computerapparatuur en monitors moeten ook koel en droog en vrij van vervuiling via lucht bewaard worden.

Voor meer informatie over opslag en onderhoud van apparatuur, inclusief het bepalen van het belang van het al dan niet functioneren van het materiaal, zie Pip Laurenson’s “The Management of Display Equipment in Time-Based Media Installations”.