Planningproces

Planningproces (Intro)

De preservering van een single-channel-videowerk, of van een verzameling werken, plan je best door (zoals hieronder beschreven) het proces in een reeks stappen onder te verdelen. Deze stappen hebben een logische volgorde: eerst het bepalen van de algemene reikwijdte van de verzameling of van het project; daarna het documenteren van de staat en het vaststellen van de prioriteiten; de remastering/migratie zelf; en de nodige opvolging – die het proces afsluit.

De basisprocedure zoals die hieronder beschreven wordt kan dienen als gids voor het opstellen van een preserveringsplan, volgens de noden en beschikbare middelen van jouw project. Het preserveringsplan is een onmisbaar instrument. Het garandeert niet alleen de organisatie van je project, maar toont je toekomstige sponsors ook duidelijk wat je noden zijn en welke doelen je wil bereiken.

Bekijk voor meer details over deze procedures de 'Best practices' voor single-channel videobewaring op deze website.

Documenteren

Als je met een verzameling tapes werkt, moet je beginnen met basisinformatie te verzamelen: aantal tapes, leeftijden, titels, algemene staat. Verzamel voor individuele tapes alle informatie over de tape die je kan bekomen. Tijdens je onderzoek zou je ook moeten proberen om andere kopieën van het werk te vinden: heeft iemand anders reeds preserveringswerk gedaan op deze titel?

Meer gedetailleerde catalogisering, gebruik makend van een bestaand database-template of een aangepaste applicatie, kan later in het proces, wanneer het personeelsbestand en de beschikbare fondsen dit toelaten, gedaan worden.

Inspecteren

Inspecteer de fysieke staat van elke tape, terwijl je hem inventariseert en voorbereidt op langetermijnopslag. Identificeer tapes die meer onmiddellijke aandacht nodig zullen hebben en bepaal of de tape een hoge, midden of lage preservatieprioriteit is. Documenteer je observaties en evaluatie op papieren conditierapporten of in je catalogus.

Conserveren

Zijn de opslagomstandigheden aangepast aan de bewaring? Correcte opslagomstandigheden zullen je extra tijd opleveren om tapes behoorlijk te documenteren en allereerst werken te preserveren die onmiddellijke aandacht nodig hebben. Banden met lagere prioriteit kunnen ondertussen stabiel bewaard worden. De beste temperatuur voor langetermijnopslag is ongeveer 10°C en 24% relatieve vochtigheid, met weinig fluctuatie. Als je dit ideaal niet kan aanhouden, is de regel: elke verbetering qua omstandigheden helpt.

Migreren

Remaster of migreer tapes naar een archiefformaat en maak een preserveringsmaster. Tegenwoordig beschouwt men Betacam SP en Digital Betacam als archiefformaten. Migreer het origineel (de eerste generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt), om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van conserveringsmaster te verkrijgen.

Kwaliteitscontrole

Wees bereid een grote hoeveelheid van je tijd te investeren in het proces van kwaliteitscontrole, misschien zelfs meer dan de eigenlijke duurtijd van het werk. Wanneer je de tape aan een lab uitbesteedt, dan zal dat een kwaliteitscontrole uitvoeren op geremasterde tapes: dat is een standaardpraktijk. Het is echter altijd best practice om je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren op tapes die van een lab terugkomen.

Vragenlijst voor het lab

Vragenlijst voor het lab (Intro)

Voor veel mensen is de selectie van een lab één van de meest ontmoedigende taken die bij een videopreserveringsproject komen kijken. Voor hen die niet gewend zijn te werken met obsolete videoformaten of met preservatie- en restauratietechnologieën is het niet gemakkelijk om te weten welke vragen je een mogelijk lab moet stellen.

De volgende vragenlijst werd voorbereid door Chris Lacinak. Het is een gids die je helpt bij de selectie van een lab, bij de organisatie van informatie en bij het uitbouwen van een succesvolle relatie met het lab.

De vragenlijst kan ook geraadpleegd worden als PDF-bestand: Vendor Questionnaire Report Form.

Definieer je project

Opdat je lab kan beslissen over processen, doelformaten en graad van inspanning, moet je zelf het antwoord op de volgende vragen kennen.

1) Wat is het doel van het project?
Bijvoorbeeld: preservering, distributie, ontsluiting, montage, meerdere, of ander.

2) Wat is uiteindelijk het algemene gebruik dat je voor ogen hebt? Welk gebruik voor elk concreet (afgeleid) project?
Bijvoorbeeld:
- Preserveringsmaster: langetermijnopslag.
- Raadpleegmaster: digitaal bestand dat lokaal voorhanden is.
- Raadpleegkopieën: voor streaming, met de mogelijkheid een nieuwe kopij van het origineel op dvd/video te branden.
Of
- Presentatie op een vergadering volgende week
Of
- Montage en uitzending

3) Bestaat er een organisatorische of projectspecifieke woordenschat? Indien ja, heb je een verklarende woordenlijst of een style sheet gemaakt?

4) Wat is de omvang van de totale collectie/preserveringsinspanning? Is dit bijvoorbeeld een eenmalig project, een pilootproject, fase één van drie? Wat is het prioriteitenschema voor het hele project, in het geval dat de elementen die geherformatteerd moeten worden deel uitmaken van een grotere collectie?

5) Wat zijn de beschikbare fondsen voor het project? Gaat het om giften of interne middelen? Indien dit laatste, zijn de fondsen dan nu beschikbaar of worden ze pas in de toekomst vrijgegeven?

6) Bestaat er een organisatorische infrastructuur of een beleid waarop je het project moet afstemmen – en dat je keuzes kan beïnvloeden? Indien ja, hoe zal de mogelijkheid om zelf de kwaliteitscontrole te behouden, alsook het gebruik van een doelformaat, én de ondersteuning van (en de service aan) de eindgebruiker, beïnvloed worden?

7) Wat zijn de beschikbare middelen voor het beheer van originele content/formaten en doelcontent/-formaten, inclusief IT-personeel, opslagmogelijkheden etc.?

8) Wat is je gewenste niveau van betrokkenheid in het project?

9) Wat zijn de parameters en criteria die je zal gebruiken om het eindproduct te beoordelen? Hoe staan de voorstellen van een potentieel lab tegenover deze criteria, en hoe zullen ze ingezet worden om jouw wensen te verwezenlijken?

Basisinformatie om mee te delen aan je lab

1) Waar zijn de dragers nu?

2) Wat is de aard van de inhoud?
Bijvoorbeeld: schermgezicht, live performance, kortfilm of langspeelfilm, videokunstwerk

3) Wat is de huidige status van het project?
Bijvoorbeeld: het verzamelen van informatie, fondsenwerving, klaar voor uitvoering

4) Wat is jouw rol in het project, en wie zijn eventueel de andere leden van jouw organisatie die erbij betrokken zijn?

5) Hoe zit het met de logistiek voor verzending en facturatie?
Bijvoorbeeld: rechtstreeks, derde partij, meerdere in- en uitgaande verzendings- en facturatieadressen

Technische vragen om jezelf te stellen

1) Heb je verwachtingen over hoe de inhoud zal klinken of eruit zal zien?
a) Indien ja, waarop zijn deze gebaseerd?
b) Heb je iets gezien van het eigenlijke beeldmateriaal dat gereproduceerd werd?
c) Komt het overeen met wat kan verwacht worden voor een bepaald formaat en zijn opslaggeschiedenis?

2) Ken je de opslaggeschiedenis of een deel ervan?

3) Is er tot op heden enig onderzoek naar, of inventarisering of catalogisering van de media geweest?
a) Indien ja, beschikbaar in elektronische of papieren vorm?
b) Kan je, los van de vorm (papier of elektronisch), informatie geven over formaten, hoeveelheden en lengtes?

4) Heb je de doelformaten gekozen?
a) Indien ja, kan je je keuze toelichten?
b) Ken je de opties die er voor het doelformaat bestaan?
Bijvoorbeeld: type en aantal audiokanalen in relatie tot de bron; codecs voor digitale bestandsformaten; opties voor resolutie; inbedding van metadata

5) Welk niveau van controle wil je gedurende de transfer?
a) Zou de transfer gedurende 100% van de tijd moeten gecontroleerd worden, zonder dat de operator/videotechnicus aan iets anders werkt?
b) Kan je je vinden in een spot-check controle zodat de operator meerdere transfers tegelijk kan doen?
c) Kan je je vinden in het idee om alleen transportcontrole te doen, of helemaal geen controle?

6) Welke informatie en/of metadata verwacht je van de leverancier?
a) Verwacht je een conditierapport? Indien ja, welke informatie zou het moeten bevatten?
b) Wens je metadata over het herformatteringsproces? Indien ja, welke metadatavelden en in welk formaat? Komt dit overeen met de bestaande infrastructuur van je organisatie?

7) Ken je de lengte van het programma?

8) Wil je de hele tape geherformatteerd zien, zelfs indien het eigenlijke programma lijkt gedaan te zijn? Of zou je willen stoppen met de transfer na een vooraf bepaalde hoeveelheid ‘zwart beeld’?

Vragen om aan een kandidaat-videolab te stellen

1) Wat kan je me vertellen over processen en methodes?
a) Richtlijnen voor verzending
b) Ontvangst
c) Opvolgsysteem / werksysteem
d) Gebruikte apparatuur, instrumenten, middelen
e) Vastleggen van metadata
f) Voorbereiding
g) Methoden, instrumenten en capaciteit van de bestanden
h) Infrastructuur voor herformattering: apparatuur, kabel, routing van het signaal
i) Expertise en vaardigheid van het personeel
j) Kwaliteitscontrole en verzekering
k) Managementstructuur
l) Communicatiestructuur

2) Welke aspecten van jouw infrastructuur zijn aangepast aan het specifieke doel, de resultaten en eindgebruiken van het project?

3) Heb je enige betrokkenheid of ervaring met gelijkaardige projecten?

4) Wat zijn de opslag- en veiligheidscondities in je archief?

5) Hoe ziet de communicatiestructuur doorheen het project eruit?
a) Wie zal de belangrijkste contactpersoon zijn en hoe regelmatig zal de communicatie met deze persoon zijn?
b) Kan je de terminologie definiëren die je voor projecten gebruikt in je literatuur, vragenlijsten, verbale communicatie, of documentatie?

6) Kan je technische uitleg geven over de processen?

7) Kan je definities van meeteenheid voorzien, meer bepaald bij een subjectieve verwoording – zoals die gebruikt wordt in communicatie en documentatie? Bijvoorbeeld: “Het beeld is goed, hoog scheidend vermogen.”

8) Zal je de gevolgen en/of compromissen uitleggen die verbonden zijn aan beslissingen m.b.t. bijvoorbeeld processen, kosten en effectiviteit?

9) Ben je in staat tegemoet te komen aan mijn verwachtingen m.b.t. workflow en procedures te vervullen (bv. de opmaak van een conditierapport, het opvolgen van de transfer) en zal je de gestelde doelen bereiken?

10) Kan je papieren of online referentieteksten voorzien die voor mij nuttig zullen zijn bij het nemen van beslissingen?

11) Wat is jouw standaardpraktijk qua kwaliteitscontrole en kwaliteitsgarantie? Hoe wend je bijvoorbeeld – in een project dat maximale efficiëntie vereist – het gevaar voor kwaliteitsverlies af?

Te-doen lijst

• Bepaal een meeteenheid zodat je appels met appels kan vergelijken.
• Bepaal je doelen.
• Bepaal de huidige status van je project.
• Test labs vooraf door proefmonsters te gebruiken.
• Bekijk complexe aspecten van het project samen met het lab, vooraleer een uiteindelijke keuze te maken. Haast bij het nemen van een finale beslissing zou nooit de bovenhand mogen krijgen op het verzekeren van het succes van het project.
• Definieer jouw rol in het project.
• Verwerf inzicht in het proces.
• Ken je contactpersoon.
• Definieer een gemeenschappelijke terminologie en gebruik deze consistent.
• Expliciteer je veronderstellingen.
• Definieer je verwachtingen.
• Ontwikkel een communicatieplan.
• Luister.
• Stel vragen en bevestig dat je de antwoorden begrijpt.
• Documenteer pertinente informatie.
• Organiseer statusvergaderingen (voor middelgrote tot grote jobs).

Dingen om te onthouden

De relatie klant-lab werkt het best in de vorm van een partnerschip.

Op dit moment bestaan er geen standaarden voor preservering en herformattering. Ga er niet van uit dat alle labs met dezelfde set van processen, apparatuur, instrumenten of expertise werken.

Er zijn veel manieren om van punt A naar punt B te geraken; elk hebben zij mogelijk grote implicaties voor jouw doel.

Labs moeten schattingen vaak baseren op minieme informatie over de staat van de dragers. Dit kan resulteren in zeer variërende voorstellen, afhankelijk van de veronderstellingen die het lab zich maakt rond lengten van media, staat, workflow, processen, kwaliteitscontrole en dies meer. Het is belangrijk om dit in overweging te nemen bij het evalueren van voorstellen, en om doorheen de duur van een project een perspectief te behouden.

Zelfs processen die onbenullig lijken kunnen een grote impact hebben op de prijsbepaling. Kleine parameters kunnen zich vertakken in meerdere doelformaten en kwaliteitscontroles of ze kunnen de workflow beïnvloeden op een manier die de arbeidstijd en -kost beïnvloedt. Een lab zou in staat moeten zijn om deze variabelen te identificeren en je moeten uitleggen hoe ze je algemene budget kunnen beïnvloeden.