Inventariseren

De eerste fase van elk preserveringsproces is het bepalen van de noden van het object in kwestie. Voor een collectie met meerdere titels is een eenvoudige inventaris een kritische stap. Het zou ideaal zijn om een verzameling meteen bij de aanvang van de preservering volledig te catalogiseren, maar dit is niet altijd haalbaar, noch praktisch doenbaar. In plaats daarvan is een eenvoudige inventaris op objectniveau al een goed begin: dit kan informatie op papier zijn, of in een spreadsheet.

Minimale inventarisinformatie bestaat uit:
- de titel
- het totaal aantal banden
- het aantal banden per formaat (bv. 3/4”, VHS, etc.)
- de ouderdom van de banden
- basisinformatie over de staat van elke band

Opmerking
Veel collecties bevatten videobanden in verouderde formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel.
Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten:
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

Bij de opmaak van de inventaris moet je in het bijzonder letten op beschadigde banden en op banden die zichtbaar in een slechte staat verkeren. Noteer ook de algemene samenstelling van de collectie. Zijn de mastertapes duidelijk als ‘master’ gelabeld? Bestaan er meerdere kopieën van dezelfde titel? Welke soorten banden zijn er: onderdelen, masters, etc.?

Deze basisinformatie geeft een duidelijker beeld van de preserveringsnoden. Vanaf nu is het mogelijk om de kosten voor de conservering van een hele collectie (of een deel daarvan) in te schatten. Deze informatie is ook belangrijk wanneer men sponsors, die vaak een duidelijke kijk willen hebben op de reikwijdte van het project, benadert.