Voor veel mensen is de selectie van een lab één van de meest ontmoedigende taken die bij een videopreserveringsproject komen kijken. Voor hen die niet gewend zijn te werken met obsolete videoformaten of met preservatie- en restauratietechnologieën is het niet gemakkelijk om te weten welke vragen je een mogelijk lab moet stellen.

De volgende vragenlijst werd voorbereid door Chris Lacinak. Het is een gids die je helpt bij de selectie van een lab, bij de organisatie van informatie en bij het uitbouwen van een succesvolle relatie met het lab.

De vragenlijst kan ook geraadpleegd worden als PDF-bestand: Vendor Questionnaire Report Form.

Opdat je lab kan beslissen over processen, doelformaten en graad van inspanning, moet je zelf het antwoord op de volgende vragen kennen.

1) Wat is het doel van het project?
Bijvoorbeeld: preservering, distributie, ontsluiting, montage, meerdere, of ander.

2) Wat is uiteindelijk het algemene gebruik dat je voor ogen hebt? Welk gebruik voor elk concreet (afgeleid) project?
Bijvoorbeeld:
- Preserveringsmaster: langetermijnopslag.
- Raadpleegmaster: digitaal bestand dat lokaal voorhanden is.
- Raadpleegkopieën: voor streaming, met de mogelijkheid een nieuwe kopij van het origineel op dvd/video te branden.
Of
- Presentatie op een vergadering volgende week
Of
- Montage en uitzending

3) Bestaat er een organisatorische of projectspecifieke woordenschat? Indien ja, heb je een verklarende woordenlijst of een style sheet gemaakt?

4) Wat is de omvang van de totale collectie/preserveringsinspanning? Is dit bijvoorbeeld een eenmalig project, een pilootproject, fase één van drie? Wat is het prioriteitenschema voor het hele project, in het geval dat de elementen die geherformatteerd moeten worden deel uitmaken van een grotere collectie?

5) Wat zijn de beschikbare fondsen voor het project? Gaat het om giften of interne middelen? Indien dit laatste, zijn de fondsen dan nu beschikbaar of worden ze pas in de toekomst vrijgegeven?

6) Bestaat er een organisatorische infrastructuur of een beleid waarop je het project moet afstemmen – en dat je keuzes kan beïnvloeden? Indien ja, hoe zal de mogelijkheid om zelf de kwaliteitscontrole te behouden, alsook het gebruik van een doelformaat, én de ondersteuning van (en de service aan) de eindgebruiker, beïnvloed worden?

7) Wat zijn de beschikbare middelen voor het beheer van originele content/formaten en doelcontent/-formaten, inclusief IT-personeel, opslagmogelijkheden etc.?

8) Wat is je gewenste niveau van betrokkenheid in het project?

9) Wat zijn de parameters en criteria die je zal gebruiken om het eindproduct te beoordelen? Hoe staan de voorstellen van een potentieel lab tegenover deze criteria, en hoe zullen ze ingezet worden om jouw wensen te verwezenlijken?

1) Waar zijn de dragers nu?

2) Wat is de aard van de inhoud?
Bijvoorbeeld: schermgezicht, live performance, kortfilm of langspeelfilm, videokunstwerk

3) Wat is de huidige status van het project?
Bijvoorbeeld: het verzamelen van informatie, fondsenwerving, klaar voor uitvoering

4) Wat is jouw rol in het project, en wie zijn eventueel de andere leden van jouw organisatie die erbij betrokken zijn?

5) Hoe zit het met de logistiek voor verzending en facturatie?
Bijvoorbeeld: rechtstreeks, derde partij, meerdere in- en uitgaande verzendings- en facturatieadressen

1) Heb je verwachtingen over hoe de inhoud zal klinken of eruit zal zien?
a) Indien ja, waarop zijn deze gebaseerd?
b) Heb je iets gezien van het eigenlijke beeldmateriaal dat gereproduceerd werd?
c) Komt het overeen met wat kan verwacht worden voor een bepaald formaat en zijn opslaggeschiedenis?

2) Ken je de opslaggeschiedenis of een deel ervan?

3) Is er tot op heden enig onderzoek naar, of inventarisering of catalogisering van de media geweest?
a) Indien ja, beschikbaar in elektronische of papieren vorm?
b) Kan je, los van de vorm (papier of elektronisch), informatie geven over formaten, hoeveelheden en lengtes?

4) Heb je de doelformaten gekozen?
a) Indien ja, kan je je keuze toelichten?
b) Ken je de opties die er voor het doelformaat bestaan?
Bijvoorbeeld: type en aantal audiokanalen in relatie tot de bron; codecs voor digitale bestandsformaten; opties voor resolutie; inbedding van metadata

5) Welk niveau van controle wil je gedurende de transfer?
a) Zou de transfer gedurende 100% van de tijd moeten gecontroleerd worden, zonder dat de operator/videotechnicus aan iets anders werkt?
b) Kan je je vinden in een spot-check controle zodat de operator meerdere transfers tegelijk kan doen?
c) Kan je je vinden in het idee om alleen transportcontrole te doen, of helemaal geen controle?

6) Welke informatie en/of metadata verwacht je van de leverancier?
a) Verwacht je een conditierapport? Indien ja, welke informatie zou het moeten bevatten?
b) Wens je metadata over het herformatteringsproces? Indien ja, welke metadatavelden en in welk formaat? Komt dit overeen met de bestaande infrastructuur van je organisatie?

7) Ken je de lengte van het programma?

8) Wil je de hele tape geherformatteerd zien, zelfs indien het eigenlijke programma lijkt gedaan te zijn? Of zou je willen stoppen met de transfer na een vooraf bepaalde hoeveelheid ‘zwart beeld’?

1) Wat kan je me vertellen over processen en methodes?
a) Richtlijnen voor verzending
b) Ontvangst
c) Opvolgsysteem / werksysteem
d) Gebruikte apparatuur, instrumenten, middelen
e) Vastleggen van metadata
f) Voorbereiding
g) Methoden, instrumenten en capaciteit van de bestanden
h) Infrastructuur voor herformattering: apparatuur, kabel, routing van het signaal
i) Expertise en vaardigheid van het personeel
j) Kwaliteitscontrole en verzekering
k) Managementstructuur
l) Communicatiestructuur

2) Welke aspecten van jouw infrastructuur zijn aangepast aan het specifieke doel, de resultaten en eindgebruiken van het project?

3) Heb je enige betrokkenheid of ervaring met gelijkaardige projecten?

4) Wat zijn de opslag- en veiligheidscondities in je archief?

5) Hoe ziet de communicatiestructuur doorheen het project eruit?
a) Wie zal de belangrijkste contactpersoon zijn en hoe regelmatig zal de communicatie met deze persoon zijn?
b) Kan je de terminologie definiëren die je voor projecten gebruikt in je literatuur, vragenlijsten, verbale communicatie, of documentatie?

6) Kan je technische uitleg geven over de processen?

7) Kan je definities van meeteenheid voorzien, meer bepaald bij een subjectieve verwoording – zoals die gebruikt wordt in communicatie en documentatie? Bijvoorbeeld: “Het beeld is goed, hoog scheidend vermogen.”

8) Zal je de gevolgen en/of compromissen uitleggen die verbonden zijn aan beslissingen m.b.t. bijvoorbeeld processen, kosten en effectiviteit?

9) Ben je in staat tegemoet te komen aan mijn verwachtingen m.b.t. workflow en procedures te vervullen (bv. de opmaak van een conditierapport, het opvolgen van de transfer) en zal je de gestelde doelen bereiken?

10) Kan je papieren of online referentieteksten voorzien die voor mij nuttig zullen zijn bij het nemen van beslissingen?

11) Wat is jouw standaardpraktijk qua kwaliteitscontrole en kwaliteitsgarantie? Hoe wend je bijvoorbeeld – in een project dat maximale efficiëntie vereist – het gevaar voor kwaliteitsverlies af?

• Bepaal een meeteenheid zodat je appels met appels kan vergelijken.
• Bepaal je doelen.
• Bepaal de huidige status van je project.
• Test labs vooraf door proefmonsters te gebruiken.
• Bekijk complexe aspecten van het project samen met het lab, vooraleer een uiteindelijke keuze te maken. Haast bij het nemen van een finale beslissing zou nooit de bovenhand mogen krijgen op het verzekeren van het succes van het project.
• Definieer jouw rol in het project.
• Verwerf inzicht in het proces.
• Ken je contactpersoon.
• Definieer een gemeenschappelijke terminologie en gebruik deze consistent.
• Expliciteer je veronderstellingen.
• Definieer je verwachtingen.
• Ontwikkel een communicatieplan.
• Luister.
• Stel vragen en bevestig dat je de antwoorden begrijpt.
• Documenteer pertinente informatie.
• Organiseer statusvergaderingen (voor middelgrote tot grote jobs).

De relatie klant-lab werkt het best in de vorm van een partnerschip.

Op dit moment bestaan er geen standaarden voor preservering en herformattering. Ga er niet van uit dat alle labs met dezelfde set van processen, apparatuur, instrumenten of expertise werken.

Er zijn veel manieren om van punt A naar punt B te geraken; elk hebben zij mogelijk grote implicaties voor jouw doel.

Labs moeten schattingen vaak baseren op minieme informatie over de staat van de dragers. Dit kan resulteren in zeer variërende voorstellen, afhankelijk van de veronderstellingen die het lab zich maakt rond lengten van media, staat, workflow, processen, kwaliteitscontrole en dies meer. Het is belangrijk om dit in overweging te nemen bij het evalueren van voorstellen, en om doorheen de duur van een project een perspectief te behouden.

Zelfs processen die onbenullig lijken kunnen een grote impact hebben op de prijsbepaling. Kleine parameters kunnen zich vertakken in meerdere doelformaten en kwaliteitscontroles of ze kunnen de workflow beïnvloeden op een manier die de arbeidstijd en -kost beïnvloedt. Een lab zou in staat moeten zijn om deze variabelen te identificeren en je moeten uitleggen hoe ze je algemene budget kunnen beïnvloeden.

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over een tape verzameld wordt ter voorbereiding op de migratie van het werk naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van tapes die reeds geconserveerd werden of die nog moeten geconserveerd worden.

Een gedetailleerde fysieke inspectie van het videomateriaal kan een grote hoeveelheid informatie opleveren en videolaboratoria helpen te bepalen welke stappen nodig zijn om de tape naar een nieuw formaat te migreren. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

Een basisformulier voor de inspectie van videobanden kan op deze website gevonden worden in het onderdeel ‘Conditierapporten’. Voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie, zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

- Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
- Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
- Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
- Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
- Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
- Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
- Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor consumentenformaten; supply hub voor niet-consumentenformaten.

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

De eerste fase van elk preserveringsproces is het bepalen van de noden van het object in kwestie. Voor een collectie met meerdere titels is een eenvoudige inventaris een kritische stap. Het zou ideaal zijn om een verzameling meteen bij de aanvang van de preservering volledig te catalogiseren, maar dit is niet altijd haalbaar, noch praktisch doenbaar. In plaats daarvan is een eenvoudige inventaris op objectniveau al een goed begin: dit kan informatie op papier zijn, of in een spreadsheet.

Minimale inventarisinformatie bestaat uit:
- de titel
- het totaal aantal banden
- het aantal banden per formaat (bv. 3/4”, VHS, etc.)
- de ouderdom van de banden
- basisinformatie over de staat van elke band

Opmerking
Veel collecties bevatten videobanden in verouderde formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel.
Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten:
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

Bij de opmaak van de inventaris moet je in het bijzonder letten op beschadigde banden en op banden die zichtbaar in een slechte staat verkeren. Noteer ook de algemene samenstelling van de collectie. Zijn de mastertapes duidelijk als ‘master’ gelabeld? Bestaan er meerdere kopieën van dezelfde titel? Welke soorten banden zijn er: onderdelen, masters, etc.?

Deze basisinformatie geeft een duidelijker beeld van de preserveringsnoden. Vanaf nu is het mogelijk om de kosten voor de conservering van een hele collectie (of een deel daarvan) in te schatten. Deze informatie is ook belangrijk wanneer men sponsors, die vaak een duidelijke kijk willen hebben op de reikwijdte van het project, benadert.

Wanneer men de aanmaak van volledige catalogusbestanden voor videobanden bespreekt, moet men één belangrijk punt voor ogen houden: het catalogiseren vereist dat een tape wordt bekeken om de inhoud, makers, enzovoort te bepalen – en dit zou nooit mogen gebeuren aan de hand van beschadigde tapes of van tapes die er slecht aan toe zijn. Het catalogiseren zou dus steeds moeten gebeuren na het conserveringswerk, en wel door raadpleegkopieën van de gepreserveerde banden te bekijken.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Raadpleeg de IMAP Cataloging Template voor een grondige documentatie op objectniveau. Dit is een gebruiksvriendelijk template die ontwikkeld werd voor kleinere, onafhankelijke instituten en individuen; hij kan gebruikt worden met FileMaker Pro of Microsoft Access. Een volledige handleiding vind je op de IMAP-website.

Een eenvoudig catalogusbestand – op papier of in spreadsheet of database – zou de volgende elementen moeten bevatten:
- kunstenaar
- uniek identificatienummer
- productiedatum
- kleur of zwart-wit
- met of zonder klank
- duurtijd
- formaat
- generatie
- soort videoband
- melding of het werk deel uitmaakt van een reeks
- notities die geschreven zijn op de cassette, op de doos, op het spoel, of op een in de doos gevonden papiertje
- fysieke staat van de videoband
- opslaggeschiedenis van de videoband, indien gekend

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Een noodzakelijk element in het catalogeringsproces is het gebruik van een uniek identificatienummer voor elk individueel item. Sommige collecties kunnen reeds met zorg zijn genummerd: dit nummeringsysteem kan dan vaak behouden blijven (en zou altijd in de databank moeten worden opgenomen). Indien de banden niet grondig of consistent genummerd zijn, moeten nieuwe nummers worden toegekend.
Het nummeringsysteem moet zo eenvoudig mogelijk gehouden worden.

Een nummeringsysteem kan de collectie of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details verschaffen over formaat of generatie. Zo zou bijvoorbeeld de eerste tape in de Dolores Smith collectie, een gemonteerde master, als volgt genummerd kunnen worden:

DS-00001-M

De verschillende afspraken voor nummering moeten op voorhand worden bepaald, net zoals de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, enz.).

Consistentie is noodzakelijk: verander een systeem, eens het werd afgesproken, niet meer – tenzij dit absoluut noodzakelijk blijkt.

Breng zuurvrije labels aan, zowel op de doos als op de videoband. Omdat labels kunnen uitdrogen en loskomen, verkiezen sommige archivarissen de videobanden en –dozen zelf rechtstreeks te etiketteren met archiefveilige permanente markeerstiften.

Labels zouden de volgende elementen moeten bevatten:
- titel
- kunstenaar
- datum
- generatie
- uniek identificatienummer

Wees bereid om een grote hoeveelheid tijd te investeren in kwaliteitscontrole, een controle die soms zelfs langer kan duren dan de eigenlijke duur van het werk. Wanneer je het migreren van een tape uitbesteedt, zal er altijd kwaliteitscontrole op geremasterde tapes worden uitgevoerd: dit is een standaardpraktijk. Het is daarom belangrijk je eigen kwaliteitscontrole uit te voeren wanneer je tapes van het lab terugkrijgt.

Hier zijn enkele punten om in het achterhoofd te houden:
- Kijk de beeldkwaliteit van de nieuwe master, de back-upmaster en raadpleegkopieën na, door elke tape af te spelen op goed onderhouden apparatuur.
- Gedurende het migratieproces zou de transfer idealiter ook in real time moeten bekeken worden. Ook gedurende de kwaliteitscontrole zou dit moeten gebeuren: het laat de kijker toe om onmiddellijk potentiële fouten of glitches in het transferproces te identificeren.
- Indien je beperkt bent qua tijd en geld, doe dan een snelle check van elke tape aan het begin, midden en einde van de band. Dit wordt echter niet beschouwd als best practice.
- Check de kleurbalken op een gekalibreerde monitor en bevestig dat de audioniveaus correct werden aangepast voor referentie. Zo ben je zeker dat de preserveringsmaster de visuele en auditieve integriteit van de originele tape behoudt.
- Noteer observaties in de catalogus: verwijs indien mogelijk naar de tijdscode van de tape en documenteer het precieze tijdstip waarop zich problemen voordoen.
- Hou de observaties van het lab bij. Het lab zou moeten uitleggen hoe de tape werd omgezet, of er moeilijkheden waren, en hoe het beeld eruitzag tijdens het transferproces.
- Technische notities worden tijdens de omzetting bij voorkeur door technici gemaakt; deze notities moeten worden overgenomen in de catalogus.
- Documenteer specifieke informatie over de transfer, inclusief de datum en locatie, de naam van de technicus en alle veranderingen die zich tijdens het proces hebben voorgedaan.
- Toon de kunstenaar indien mogelijk zowel origineel als kopie, en dit op twee identiek gekalibreerde monitors. Zorg ervoor dat de chrominantie- en luminantieniveaus correct zijn.
- Als dit de eerste keer is dat je de inhoud van de tape ziet, is het nuttig om de inhoud van het beeld ook te catalogiseren. Maak hiervoor gebruik van een vertoningskopie.

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de acties die men moet ondernemen om het werk te bewaren.

Het interactieve karakter van veel computergebaseerde kunst impliceert dat het documenteren ervan om een bredere waaier van gegevens vraagt dan het geval is bij single-channel-videowerken of conventionele films. Het catalogiseren vereist niet enkel het verzamelen van gegevens met betrekking tot de digitale bestanden waar het werk uit bestaat (zogenaamde metadata) maar ook informatie over het gedrag van het werk: wat het werk eigenlijk ‘doet’.

Computergebaseerde kunst die interactief of ‘time-based’ is, heeft unieke gedragspatronen die – wil men het werk accuraat bewaren - gedocumenteerd moeten worden. Idealiter vertrekt het documenteren van dit gedrag bij de kunstenaar. Daarom is het voor collectiehoudende instituten steeds gebruikelijker om de kunstenaar te interviewen of hem een vragenlijst laten invullen.

Dit soort interviews omvat vragen als:
- Wat is de productiegeschiedenis van het werk?
- Welke software, hardware en besturingssystemen werden gebruikt om het werk te maken?
- Wat is de essentie van het werk? Wat moet zeker bewaard worden doorheen het conserveringsproces, zodat het werk beschouwd kan worden als ‘intact’?
- Welke specifieke aanpassingen, die nodig zijn om het werk functioneel te houden, zijn acceptabel?
- Wat zijn de fysieke en conceptuele grenzen van het werk? Wat kan men zien als essentiële componenten, versus componenten die vervangen kunnen worden (bv. videospelers die obsoleet geworden zijn)?
- Wat zijn de belangrijke ‘gedragingen’ van het werk en wat is zijn essentiële ‘look and feel’? Welke kenmerken zijn essentieel – zonder dewelke men het werk als ‘dood’ gaat bestempelen?

Wanneer de originele dragers van een kunstwerk obsoleet zijn geworden, zal deze informatie van het grootste belang zijn.

Een ander nuttig aspect van documenteren heeft betrekking op de manier waarop een toeschouwer met een werk omgaat of in interactie treedt. Leden van het publiek interviewen; video- of foto-opnamen maken; de digitale mappenstructuur van een werk kopiëren; het gebruik van diagrammen of een korte beschrijving om bepaalde interacties met het werk samen te vatten: het komt allemaal van pas bij een toekomstige wederopbouw. (Hou echter in het achterhoofd dat dit soort documenteren zijn eigen bewaringsnoden met zich meebrengt.)

Andere vormen van documentatie zijn eveneens belangrijk. Verzamel aanvullend materiaal dat gerelateerd is aan de creatie, tentoonstelling en kritische ontvangst van het werk: tentoonstellingsgidsen, perskits en recensies, foto’s van de tentoonstelling of de installatie, etc.

Voor bijkomende informatie rond documenteren van nieuwe media en computergebaseerde kunst en de huidige ontwikkelingen in standaarden en schema’s kan u een kijkje nemen bij V2_’s Capturing Unstable Media project, de Database of Virtual Art van de Donau-Universiteit te Krems, het Variable Media Network van het Guggenheim Museum of de ArtBase van Rhizome.org.

Zoals we reeds vermeldden zijn metadata data over data, die technische informatie over een digitaal bestand documenteren. Het gaat hierbij om kenmerken van de basiselementen van een werk (zoals creatie, datum en bestandsformaat) maar evenzeer om gedetailleerde informatie over codecs, compressie, etc.

Hoewel de eerder genoemde documenteringstrategieën ontwikkeld werden binnen de kunstwereld, zijn metadata ook belangrijk voor bibliotheken, archieven, ondernemingen, overheidsinstellingen – kortom, voor elke entiteit die omgaat met belangrijke informatie in digitale vorm. Het zijn instellingen als deze die onderzoek naar metadatastandaarden en -schema’s mee stimuleren.

In de wereld van de digitale kunst moet men er echter rekening mee houden dat, naast het in onbruik raken van formaten en hardware, de grootste risicofactoren bij de lange termijnbewaring van digitale werken bestaan uit menselijke fouten en slecht beheer van bestanden. Om een werk een lange levensduur te verzekeren is het essentieel om gegevens over bestanden en hun locatie consistent en zorgzaam te bewaren.

Om een goede documentatie te voorzien over de diverse, intrinsieke en verbonden componenten waaruit deze werken bestaan, is het essentieel om een inventaris op te maken. Bij elk bewegend beeld-, audio- of softwarebestand, en elk hardwareapparaat en besturingssysteem (nodig om het bestand te kunnen afspelen) moet dit op objectniveau gebeuren. Om alle delen van één enkel werk te kunnen identificeren moet elk catalogusbestand m.b.t. een bestanddeel van het kunstwerk bovendien verbonden worden met de catalogusbestanden in de database m.b.t. de andere bestanddelen van hetzelfde kunstwerk. Dit kan gebeuren door een uniek identificatienummer voor het werk te creëren en varianten van dit nummer te gebruiken voor elk individueel onderdeel.

Men moet een catalogusbestand over een werk creëren dat de inhoud van het werk beschrijft – met individuele catalogusbestanden op objectniveua voor de eraan gelinkte individuele bestanden. Aparte catalogusbestanden op objectniveau zijn noodzakelijk omdat digitale bestanden verschillende technische metadata en informatie m.b.t. creatie zullen hebben. Indien er verschillende versies van hetzelfde bestand bestaan (bv. een werkversie en een afgewerkte versie), moet men via het catalogusbestand kunnen identificeren welk bestand deel uitmaakt van de afgewerkte, ‘authentieke’ versie die men zal gebruiken voor het hercreëren of tonen van het werk.

In het algemeen kunnen metadata verdeeld worden in vier categorieën: beschrijvende metadata (die de inhoud van het werk beschrijven); technische metadata (die de technische creatie van het bestand beschrijven, en de benodigdheden om het bestand af te spelen); preserveringsmetadata en administratieve metadata (omvatten o.a. hoe het werk verworven werd, en informatie over de rechthebbenden).

De lijst van velden hieronder geeft een idee van wat elke categorie inhoudt en ook hoeveel data over één bestand men minstens moet verzamelen.

Beschrijvende metadata
(De beschrijvende data zouden onderdeel moeten zijn van het ‘werk’-catalogusbestand; de informatie die dit catalogusbestand bevat is dan toepasbaar op alle onderliggende versies van het digitale bestand.)
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen het werk terug te vinden

Technische metadata
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Deel van een editie
- Formaat van het bestand
- Datum van creatie van het bestand (niet van het uiteindelijke werk)
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Met of zonder klank
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Andere vereiste weergaveapparatuur
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Installatie (indien van toepassing)
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata
- Inspectienotities
- Wie deed de inspectie?
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities: omvat welke conserveringsacties gebeurden en wie deze uitvoerde
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up server
- Datum van de laatste back-up

Administratieve metadata
- Datum van inschrijving
- Verworven van (schenker of verkoper)
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Het benoemen van bestanden
Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist. De naam van het bestand zou kunnen gebaseerd zijn op het unieke identificatienummer. Het meest belangrijke aspect is dat de naam van het bestand uniek is en niet gekopiëerd wordt in een ander project, of elders op je servers. Geef het bestand geen eenvoudige benaming die mogelijk reeds gebruikt werd voor andere bestanden (bv. 001.tif, 002.tif, etc.).

Etiketteren van apparatuur en dragers
Hardwaretoestellen die nodig zijn voor het afspelen, opnemen en opslaan van werken (zoals harde schijven, zipdrives en monitors) kunnen beveiligd worden met zogenaamde ‘artifact identification tags’. Draagbare opslagmedia zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven kunnen beveiligd worden met zuurvrije etiketten, die het unieke identificatienummer van het overeenkomstige werk aangeven.

Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.

Etiketten op doosjes zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Formaat/formaten van het bestand
- Kunstenaar/maker
- Datum waarop de kopie gemaakt werd
- Staat of versie van het werk

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over een bestand verzameld wordt, ter voorbereiding op migratie naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van werken die reeds gepreserveerd werden of die nog moeten gepreserveerd worden.

In de analoge wereld worden werken regelmatig geïnspecteerd om tekenen van verval in de fysieke objecten op te sporen. In de context van digitale media bestaat inspectie uit het regelmatig nakijken van de werkzaamheid. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om na te gaan of de software en het besturingssysteem nog steeds werken (en zodoende de integriteit van het werk behouden blijft). Zulke inspectietests kunnen niet gebeuren zonder de gepaste hardware. Hardwaretoestellen moeten ook nagekeken worden op werkzaamheid, om te verzekeren dat het materiaal volledig functioneel is en blijft. Inspectie maakt duidelijk welke conserveringsacties noodzakelijk zijn.

De volgende karakteristieken of basiskenmerken van computergebaseerde kunst zouden gedurende de inspectie moeten worden nagekeken en in de catalogus beschreven:
- De snelheid van een werk: lijkt de navigatie van het werk (te) traag of (te) snel te gaan? (Denk erom dat een kunstenaar een werk bewust geprogrammeerd kan hebben om aan een bepaalde snelheid te draaien.)
- Ordening van beelden en/of tekst
- Leesbaarheid van beelden en/of tekst
- De functionaliteit van hyperlinks
- Kalibrering van de weergaveapparatuur

Snel evoluerende technologieën en de dreiging van in onbruik raken maken een regelmatige inspectie en evaluatie van de integriteit van een computergebaseerd kunstwerk noodzakelijk. Het werk is immers een intern verbonden systeem van data, dataformaten, software en fysieke hardware.

Het is moeilijk om cijfermatig weer te geven hoe vaak items geïnspecteerd zouden moeten worden. In veel gevallen voorzien software-upgrades bijvoorbeeld geen terugwerkende compatibiliteit, waardoor zij – zonder voorafgaande waarschuwing – op korte tijd grote hoeveelheden digitale informatie onleesbaar maken.

Idealiter worden inspecties met een regelmaat van zes maanden uitgevoerd. Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk, maar wanneer men een computergebaseerd werk in een collectie opneemt zou periodieke inspectie steeds moeten opgevat worden als een deel van de verantwoordelijkheid die het collectiehoudende instituut heeft tegenover het werk.

Test het werk zowel in zijn originele omgeving als in een zeer actuele omgeving, met het gebruik van de nieuwste versies software, besturingssysteem en/of hardware. Behoud meerdere kopieën van de originele software. Dit soort tests vormen de ideale gelegenheid om conserveringsrisico’s vast te stellen en te bepalen welke acties nodig zullen zijn wanneer het werk moet worden gemigreerd.

Het opslaan van digitale media op een systeem van meerdere harde schijven (zoals RAID-6) of op een server dupliceert de data en houdt ze relatief veilig, op voorwaarde dat dit geheel goed beheerd wordt. Dit is de duurste manier van dataopslag.

Gezien de kost per megabyte gedaald is, wordt één externe harde schijf tegenwoordig beschouwd als een betaalbare oplossing die betrouwbaar genoeg is om de componenten van een digitaal werk op te slaan.

Spreiding is een belangrijk begrip, aangezien schijven als opslagmedium niet onfeilbaar zijn. Het is aangeraden om een back-up van het kunstwerk op minstens twee harde schijven op te slaan. Eén harde schijf kan op die manier achterblijven op een rek, liefst niet op dezelfde plaats als de andere harde schijf (om rampschade te voorkomen). Het is zelfs beter om spreiding te voorzien over meerdere formaten: maak bijvoorbeeld kopieën van de bestanden op harde schijf én op datatape. Het is verstandig om bestanden en uitgaande links die verdeeld werden over verschillende servers en/of mappen, en die tot één werk of project behoren, samen te brengen. Op die manier kan je een zeker overzicht over het werk behouden en meer controle uitoefenen over de individuele componenten. Dit is een essentiële stap in het behoud van websites.

Indien het instituut het zich kan veroorloven, is het ook goed om op een magnetisch tapeformaat voor computeropslag zoals Linear Tape-Open (LTO) een back-up te maken van de lokale data. Deze tapes zouden dan ook op een andere plaats opgeslagen moeten worden, om verlies bij rampen te voorkomen. Dit soort opslag vereist wel dat de computer zich in een ‘local area network’ bevindt, dat voorziet in back-ups van de tapes. Het is bovendien ook aanbevolen dat je de data opslaat op afzonderlijke media, die verschillende technologieën gebruiken. Op die manier is je archiefinfrastructuur niet afhankelijk van één technologie.

Draagbare opslagapparatuur zou bewaard moeten worden in een koele en donkere plaats, verwijderd van direct zonlicht en sterke magnetische velden. De lucht zou ook vrij moeten zijn van vuil, stof en chemicaliën.

Voor externe harde schijven en optische schijven biedt een inerte polipropyleenbehuizing bijkomende bescherming. Plaats de schijven verticaal in zuurvrije plastic doosjes. Bewaar opslagapparaten – wanneer ze niet gebruikt worden – op een rek. Dragers die lange tijd in een drive van de computer blijven zitten kunnen hitte- en mechanische schade oplopen.

Waarborg steeds de veiligheid van je collectie, door te verzekeren dat de originele bestanden een ‘read-only’ -status hebben en dat slechts een beperkt aantal betrouwbare conservators de originele werken kan raadplegen.

Kopieer het werk op opneembare compact discs voor raadpleging.

Een opmerking over goudkleurige ‘archief’-dvd-r’s en cd-r’s
Optische schijven zijn zeer vatbaar voor krassen en schade door hitte of vochtigheid. Bij hoge temperaturen kunnen ze delamineren. Ze kunnen ook beschadigd raken wanneer een vloeistof via de randen binnendringt in de bindlaag. Goudkleurige optische schijven hebben een 24-karaats reflectieve laag die niet oxideert of taant. De schijf bevat een organische phtalocyanine kleurlaag die volgens onafhankelijke studies de hoogste duurzaamheid heeft van alle lichtgevoelige kleurlagen. Over een lange tijdsperiode kan deze laag wel vergaan, vooral als de optische schijf bewaard wordt op een verlichte plaats; dit veroorzaakt fouten wanneer de laser de informatie zal proberen lezen die op de schijf werd opgenomen.

Net zoals harde schijven moeten computerapparatuur en monitors constant koel en droog bewaard worden, en vrij van verontreinigende stoffen die zich in de lucht bevinden.

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

Een installatie kan bestaan uit verschillende elementen, en kan samengesteld zijn uit verschillende materialen die geen elektronische dragers zijn. Daarom is het cruciaal om, zodra een werk wordt opgenomen in een collectie, al zijn componenten te documenteren – inclusief het gedrag. Beschrijf zowel de dragers die onderdeel zijn van een werk als de apparatuur die zijn presentatie mogelijk maakt.

Het is ook belangrijk om de fysieke ruimte en omgeving waarin het werk is geïnstalleerd te documenteren. In deze zin zou een conservator een media-installatie moeten behandelen als een speciaal soort sculptuur. Elk deel is even belangrijk als het geheel.

De eerste fase van elk preserveringsproject is het in kaart brengen van de noden van het object/de objecten in kwestie. Voor een installatie met meerdere, onderling afhankelijke, componenten is een basisinventaris een noodzakelijke stap in dit proces. Het is belangrijk om niet alleen de verschillende dragers te documenteren, maar ook de afspeel- en weergaveapparatuur, die vaak even integraal deel uitmaakt van het werk. Het is daarom ideaal om een installatie in de vroege stadia van het preserveringsproces volledig te catalogiseren.

Dit is echter niet altijd makkelijk of haalbaar. In plaats hiervan is een basisinventaris op objectniveau – met informatie verzameld op papier of in een spreadsheet (bv. Excel) – een goede eerste stap.

Let bij het inventariseren in het bijzonder op beschadigde of zichtbaar verslechterde elementen en noteer de algemene samenstelling van de installatie.

Om een basisinventaris te maken van een installatie, documenteer je het volgende:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Dragerformaat/-formaten
- Verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- De fysieke staat van alle dragers, apparatuur en ander materiaal
- Korte beschrijving van de relatie van de individuele delen tot het hele werk

Het is noodzakelijk om tijdens het preserveringsproces het materiaal dat gepreserveerd wordt grondig te catalogiseren. Hoewel het niet nodig is om volledige catalogusbestanden te creëren bij de start van het proces, is het belangrijk dat het catalogiseren zo vroeg mogelijk onderdeel wordt van het preserveringsproces.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Maak een catalogusbestand aan op werkniveau dat de installatie beschrijft, met individuele bestanden voor alle dragers die onderdeel zijn van de installatie, en voor alle apparaten die ermee verbonden zijn. Afzonderlijke catalogusbestanden op objectniveau zijn voor elk bestanddeel nodig, omdat tapes en ‘born-digital’-bestanden verschillende technische metadata (zoals catalogiseringsgegevens) en ontstaansinformatie hebben – en bijgevolg eventueel verschillende preserveringsnoden.

Voor de hele installatie zou een catalogusbestand opgemaakt moeten worden (op papier of spreadsheet of in een database) dat de volgende elementen bevat:

Beschrijvende metadata:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- De verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Notities die geschreven staan op de installatie of op individuele dragers die onderdeel zijn van de installatie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen om het werk terug te vinden

Technische metadata:
- Totaal aantal gebruikte dragers
- Aantal elementen per formaat (bv. 3/4”, Digital Betacam, etc.)
- Maakt het werk deel uit van een editie?
- Monitor- of projectievereisten
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- Specificaties omtrent plaats en omgeving: afmetingen van de ruimte, de lichtniveaus, de akoestiek en de stroomvereisten

Preserveringsmetadata:
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Fysieke staat
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats
- Opslaggeschiedenis (indien gekend)
- Overzicht van in onbruik raken van formaat of apparatuur (indien van toepassing)

Administratieve metadata:
- Aankoopdatum
- Naam van de persoon die het werk schonk of die het verkocht
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Aanvullend op de beschrijvende, technische, preserverings-, en administratieve metadata voor het volledige werk, zouden de catalogusbestanden die specifiek de tapes beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer

Technische metadata:
- Datum
- Formaat
- Generatie
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen en balans
- Kleur of zwart-wit
- Duurtijd
- Type tape

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats

Bovenop de beschrijvende, technische, conserverings-, en administratieve metadata voor het werk in zijn geheel, zouden de catalogusbestanden die specifiek de ‘born-digital’-bestanden beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer
- Bestandsnaam

Technische metadata:
- Aanmaakdatum van bestand(en)
- Formaat van het bestand
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen, balans en synchronisatie
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Duurtijd (indien gelooped: inclusief tijd tussen de loops)
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken; beschikbaarheid van back-upapparatuur en reserveonderdelen
- Beschrijving van de ondersteunende documentatie
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up op de server
- Datum van de laatste back-up

Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist.

Zie voor een meer gedetailleerde uitleg i.v.m. metadata voor digitale bestanden: Computergebaseerde kunst: Ideale praktijken (‘Best Practices’).

Opmerking
Veel collecties bevatten in onbruik geraakte formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel. Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide.

Naast het documenteren van de individuele bestanddelen van een installatie moet je, wil je het kunstwerk accuraat en langdurig kunnen bewaren, ook zijn gedrag documenteren. ‘Gedrag’ betekent niet alleen de manier waarop de installatie zich gedraagt of reageert, maar ook de manier waarop de installatie werkt onder een bepaalde set van voorwaarden – die door de kunstenaar bepaald werden. De ideale methode om dit gedrag te documenteren vertrekt bij de kunstenaar. Het is in collectiehoudende instituten dan ook steeds vaker gebruikelijk om interviews met kunstenaars af te nemen, of om hen een vragenlijst te laten invullen.

Mogelijke vragen die je de kunstenaar kan stellen:
- Wat is de productiegeschiedenis van de installatie?
- Wat zijn de originele formaten en wat (in het geval er een verschil is) zijn de tentoonstellingsformaten?
- Wat is de essentie van het werk? Voorzie een kunstenaarsstatement.
- Wat zijn de belangrijke gedragingen van het werk en wat is zijn essentiële ‘look and feel’?
- Welke apparatuur werd er gebruikt? Heeft de kunstenaar bepaalde apparaten aangepast?
- Maakt de apparatuur integraal deel uit van het werk?
- Hoe bestaat het werk in een gegeven ruimte? Beschrijf de omgeving, inclusief verlichtingsomstandigheden en geluidsniveaus. Voorzie in afmetingen van de installatieplaats(en).
- Beschrijf publieks- of gebruikersrespons.
- Is verandering onvermijdelijk?
- Indien ja, welke verandering is dan aanvaardbaar?

Deze informatie zal nodig zijn indien het werk ooit geherinterpreteerd dient te worden, bijvoorbeeld in het geval van in onbruik raken van de originele drager(s), of wanneer het in een andere ruimte wordt geïnstalleerd.

Omdat installaties plaatsgebonden zijn, is het nuttig om te documenteren hoe een publiek op een specifieke plaats reageert of met een werk in interactie treedt. Met een toekomstige wederopbouw in het achterhoofd is het o.a. nuttig om leden van het publiek te interviewen en foto’s te nemen (of video-opnames te maken) van de installatie, en overzichten te geven van bepaalde interacties of uitwisselingen met het werk. Dit alles met behulp van diagrammen of een korte beschrijving. (Hou in het achterhoofd dat dit soort documentatie zijn eigen preserveringsnoden met zich meebrengt.)

Andere vormen van documentatie zijn eveneens belangrijk. Verzamel hulpmaterialen die verbonden zijn aan het werk, zoals blauwdrukken of specificaties van de ruimte, technische tekeningen, tentoonstellingsgidsen of persboeken.

Voor meer informatie over het documenteren van media-installaties, een uitzonderlijke case studie en een verzameling vragen die je aan kunstenaars kan voorleggen, zie Pip Laurenson’s Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill’s “Between Cinema and a Hard Place” en The Conservation and Documentation of Video Art. Bekijk voor bijkomende informatie over de documenteringsstrategie de concepten achter de ArtBase Artist Questionnaire van Rhizome.org en de Variable Media Questionnaire van het Guggenheim Museum. (Opgelet: om toegang te hebben tot deze online vragenlijsten moet je lid zijn van Rhizome en van het Variable Media Network.)

Een duidelijker beeld van de preserveringsnoden krijg je met een catalogusbestand voor het werk op objectniveau – met hierin details over gebruikte fysieke materialen en ‘look and feel’. Op basis hiervan kan je ook de kosten voor de preservering van de installatie inschatten. Deze informatie is tevens noodzakelijk wanneer men sponsors benadert – die vaak een klare kijk willen hebben op de omvang van het project.

Het is voor een installatie nuttig om een uniek nummer toe te kennen aan het werk in zijn geheel, en om variaties op dit nummer toe te kennen aan elke bestanddeel; bij het catalogiseren is het dan ook noodzakelijk om voor elk individueel object een uniek identificatienummer te hebben. Daarbij zou het nummeringsysteem zo eenvoudig mogelijk moeten zijn: het systeem kan de verzameling of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details geven over formaat en generatie. De videotriptiek Anima (2000) uit de Bill Viola-collectie, die bestaat uit drie afzonderlijke, tegen de muur gemonteerde monitors (die drie verschillende videobronnen weergeven) zou bijvoorbeeld als volgt kunnen genummerd worden:

BV-00001 – voor het hele werk
BV-00001-M1 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M2 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M3 – voor elke drager die onderdeel is van het werk

De verschillende afspraken m.b.t. het nummeren zouden op voorhand moeten worden vastgelegd, net als de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, etc.).

Voorzie zuurvrije etiketten met het overeenkomstige unieke identificatienummer:
- op de installatie
- op elke drager die onderdeel is
- op hardwareapparaten die nodig zijn om het werk af te spelen en weer te geven, incl. afspeelapparatuur en monitors.

Etiketteer ook de draagbare opslagmedia voor computergebaseerde kunstwerken, zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven. Deze apparaten zouden het unieke identificatienummer moeten dragen van het werk waar ze naar verwijzen.

Het is natuurlijk belangrijk dat het etiket discreet aangebracht wordt, zodat het de algemene look van het werk niet verstoort.

Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en dat ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.

Etiketten zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s)
- Datum van het werk en datum van het fysieke medium
- Formaat/formaten
- Generatie, staat of versie van het werk

Inspectie is het proces waarbij gedetailleerde informatie over de conditie van een tape of bestand wordt verzameld, ter voorbereiding op de migratie naar nieuwere formaten. De term duidt ook op het verifiëren van de status van werken die reeds preserveerd werden of die nog moeten gepreserveerd worden.

Een gedetailleerde fysieke inspectie van de installatie en haar materialen kan een grote hoeveelheid informatie over het werk opleveren. Het kan de archivaris, conservator en verkoper eveneens helpen bepalen welke stappen nodig zijn om de mediacomponenten te migreren naar een nieuw formaat. De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier gebeuren, met bijzondere aandacht voor details.

De inspectie van videobanden is een relatief ongecompliceerd proces, maar het moet op een correcte manier verlopen, met bijzondere aandacht voor details. Een eenvoudig formulier voor de inspectie van videotapes vind je in de conditierapport-sectie van deze website. Zie ook de Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection voor een stap-voor-stapgids voor fysieke inspectie.

Algemeen
- Inspecteer de fysieke staat van elke videoband terwijl je hem inventariseert en klaarmaakt voor langetermijnopslag.
- Identificeer de videobanden die een grotere nood hebben aan onmiddellijke aandacht en bepaal welke banden een hoge, midden of lage preserveringsprioriteit hebben.
- Documenteer je observaties en bevindingen in de catalogus.

• Een indringende azijnachtige geur: het azijnsyndroom.
• Witte of bruine schimmel (zie de raadgeving over beschimmelde banden beneden!).
• Wit of bruin poeder op het einde van de band of in het doosje.
• Plakkende tape – wijst op ‘sticky shed’-syndroom.
• Vuil, stof of vingerafdrukken – wijst op foute omgang.
• Band die los of ongelijkmatig opgewonden werd opgeborgen.
• Zware schade (inclusief waterschade) aan de behuizing van de tape.

Draag pluisvrije handschoenen en vermijd het oppervlak van de videoband of de rand van de opgerolde tape aan te raken.

Het hanteren van de videoband gebeurt best in een nette omgeving, vrij van stof, rook en voedsel. (Vingerafdrukken, stof of andere resten kunnen resulteren in ‘dropout’, ofwel het wegvallen van het videosignaal, als de vuil- of stofdeeltjes tussen de afleeskop en de tape terechtkomen).

Videobanden met het azijnsyndroom of schimmel moeten worden gescheiden van andere banden, en koel en droog worden bewaard. De acetaatzuren of de sporen die deze banden aantasten kunnen zich immers verspreiden en andere, gezonde banden besmetten.

Belangrijke opmerking m.b.t. beschimmelde videobanden
Schimmel kan ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Als je tijdens het inspectieproces schimmel detecteert, moet je de inspectie onmiddellijk stopzetten. De videoband moet worden geïsoleerd totdat hij kan worden onderzocht door een expert, die het type schimmel vaststelt en kan verzekeren dat het veilig is om verder om te gaan met de behandeling van de tape.

Het is een goed idee om de video’s regelmatig te inspecteren en de fysieke staat van je banden in kaart te brengen. Om vroege tekenen van verval te kunnen opsporen zou het ideaal zijn om inspecties minstens met een regelmaat van zes maanden uit te voeren.

Het is aanbevolen dat je de videobanden om de drie jaar ‘oefent’, d.w.z. vooruit- of terugspoelt. Dit verlicht de druk op de opgerolde tape (‘tape pack stress’).

Plaats de videobanden na het ‘oefenen’ met een gelijkmatige winding terug, op de gepaste hub: take-up hub voor niet-professionele formaten; supply hub voor professionele formaten. De take-up hub is de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden, de supply hub is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Inspectie van digitale bestanden bestaat uit het regelmatig nakijken van de werkzaamheid. Dit houdt ook in dat je de software inspecteert die vereist is om het bestand af te spelen, en dat je nagaat of de hardware volledig functioneel is.

De volgende karakteristieken of basiskenmerken van computergebaseerde kunst zouden gedurende de inspectie moeten worden nagekeken en in de catalogus beschreven:
- De snelheid van een werk: lijkt de navigatie van het werk (te) traag of (te) snel te gaan? (Denk erom dat een kunstenaar een werk bewust geprogrammeerd kan hebben om aan een bepaalde snelheid te draaien)
- Ordening van beelden en/of tekst
- Leesbaarheid van beelden en/of tekst
- De functionaliteit van hyperlinks
- Kalibrering van de weergaveapparatuur

Snel evoluerende technologieën en de dreiging van in onbruik raken maken een regelmatige inspectie en evaluatie van de integriteit van een computergebaseerd kunstwerk noodzakelijk. Het werk is immers een intern verbonden systeem van data, dataformaten, software en fysieke hardware.

Het is moeilijk om cijfermatig weer te geven hoe vaak items geïnspecteerd zouden moeten worden. In veel gevallen voorzien software-upgrades bijvoorbeeld geen terugwerkende compatibiliteit, waardoor zij – zonder voorafgaande waarschuwing – op korte tijd grote hoeveelheden digitale informatie onleesbaar maken.

Idealiter worden inspecties met een regelmaat van zes maanden uitgevoerd. Natuurlijk is dit niet altijd mogelijk, maar wanneer men een computergebaseerd werk in een collectie opneemt zou periodieke inspectie steeds moeten opgevat worden als een deel van de verantwoordelijkheid die het collectiehoudende instituut heeft tegenover het werk.

Test het werk zowel in zijn originele omgeving als in een zeer actuele omgeving, met het gebruik van de nieuwste versies software, besturingssysteem en/of hardware. Behoud meerdere kopieën van de originele software. Dit soort tests vormen de ideale gelegenheid om conserveringsrisico’s vast te stellen en te bepalen welke acties nodig zullen zijn wanneer het werk moet worden gemigreerd.

In optimale omgevingsomstandigheden zou een nieuwe videoband ongeveer tien jaar moeten meegaan. Maar videobanden kunnen tot dertig, en in sommige uitzonderlijke gevallen tot vijftig jaar bruikbaar blijven.

Correcte bewaringsomstandigheden geven je de nodige tijdsmarge om tapes correct te documenteren, en om werken te preserveren die onmiddellijke aandacht vereisen – terwijl videobanden met een lagere prioriteit stabiel kunnen worden gehouden. De beste temperatuur voor langetermijnbewaring is ongeveer 10°C, bij een relatieve vochtigheid van 25%, met weinig fluctuatie.

Deze bewaringsomstandigheden kunnen niet altijd worden gerealiseerd, maar videobanden zouden in elk geval moeten worden opgeslagen met aandacht voor de volgende parameters:
- Bewaar videobanden op metalen rekken in koele, droge en stabiele omstandigheden.
- Bewaar videobanden rechtop, zoals boeken.
- De bewaarplaats moet stofvrij zijn en zich afgeschut van zonlicht bevinden. De dozen en cassettes moeten schoon en stofvrij worden gehouden.
- Verifieer of er geen zuurhoudend plastic of papier in de doos aanwezig is: dit kan mogelijk de ontbinding versnellen.
- Waardevolle papieren documenten die in de doos worden aangetroffen, zouden afzonderlijk van de tape moeten worden bewaard; noteer hun aanwezigheid en de locatie in het relevante catalogusbestand.
- Meet de temperatuur en de vochtigheidsgraad maandelijks, om er zeker van te zijn dat de omgevingsomstandigheden niet fluctueren doorheen de tijd.
- Kijk je collectie tegelijkertijd na op microniveau; zorg ervoor dat de cassettedoosjes vrij zijn van vuil en stof.
- Schakel, vooraleer je een videocassette in het rek plaatst, de record tab uit om accidentele uitwissing in de toekomst te voorkomen.

De manier waarop een videoband is opgespoeld kan bijdragen tot een langere levensduur.

De videoband moet gelijkmatig en een beetje strak worden opgewonden, aangezien een gelijkmatig opgewonden videoband het minst vatbaar is voor externe schade. Je kan een gelijkmatige opwinding bereiken door de videoband op een gelijkmatig tempo tot het einde vooruit, of tot het begin terug te spoelen, maar wees voorzichtig met videobanden die beschadigd of in slechte staat zijn. Vermijd in geval van twijfel de videobanden af te spelen!

Voorbeelden van slechte spoelingen zijn: popped strands, pack slop, en flange pack.

Kleef de losse einden van open reel tapes met zuurvrije papiertape vast, want de uiteinden kunnen dubbel plooien of vervormen.

Voor niet-professionele formaten moet de tape op de take-up hub – de spoel waarop de tape terechtkomt wanneer hij wordt opgewonden – worden bewaard, voor professionele of archiefformaten wordt hij bewaard op de supply hub: dat is de spoel van waaruit de tape wordt afgespeeld.

Het opslaan van digitale media op een systeem van meerdere harde schijven (zoals RAID-6) of op een server dupliceert de data en houdt ze relatief veilig, op voorwaarde dat dit geheel goed beheerd wordt. Dit is de duurste manier van dataopslag.

Gezien de kost per megabyte gedaald is, wordt één externe harde schijf tegenwoordig beschouwd als een betaalbare oplossing die betrouwbaar genoeg is om de componenten van een digitaal werk op te slaan. Langetermijnopslag van eender welke high-density disk is echter riskant.

Spreiding is een belangrijk begrip, aangezien schijven als opslagmedium niet onfeilbaar zijn. Het is aangeraden om een back-up van het kunstwerk op minstens twee harde schijven op te slaan. Eén harde schijf kan op die manier achterblijven op een rek, liefst niet op dezelfde plaats als de andere harde schijf (om rampschade te voorkomen). Het is zelfs beter om spreiding te voorzien over meerdere formaten: maak bijvoorbeeld kopieën van de bestanden op harde schijf én op datatape. Het is verstandig om bestanden en uitgaande links die verdeeld werden over verschillende servers en/of mappen, en die tot één werk of project behoren, samen te brengen. Op die manier kan je een zeker overzicht over het werk behouden en meer controle uitoefenen over de individuele componenten. Dit is een essentiële stap in het behoud van websites.

Indien het instituut het zich kan veroorloven, is het ook goed om op een magnetisch tapeformaat voor computeropslag zoals Linear Tape-Open (LTO) een back-up te maken van de lokale data. Deze tapes zouden dan ook op een andere plaats opgeslagen moeten worden, om verlies bij rampen te voorkomen. Dit soort opslag vereist wel dat de computer zich in een ‘local area network’ bevindt, dat voorziet in back-ups van de tapes. Het is bovendien ook aanbevolen dat je de data opslaat op afzonderlijke media, die verschillende technologieën gebruiken. Op die manier is je archiefinfrastructuur niet afhankelijk van één technologie.

Draagbare opslagapparatuur zou bewaard moeten worden op een koele en donkere plaats, verwijderd van direct zonlicht en sterke magnetische velden. De lucht zou ook vrij moeten zijn van vuil, stof en chemicaliën.

Voor externe harde schijven en optische schijven biedt een inerte polipropyleenbehuizing bijkomende bescherming. Plaats de schijven verticaal in zuurvrije plastic doosjes. Bewaar opslagapparaten – wanneer ze niet gebruikt worden – op een rek. Dragers die lange tijd in een drive van de computer blijven zitten kunnen thermische en mechanische schade oplopen.

Waarborg steeds de veiligheid van je collectie, door te verzekeren dat de originele bestanden een ‘read-only’-status hebben en dat slechts een beperkt aantal betrouwbare conservators de originele werken kan raadplegen.

Kopieer het werk voor raadplegingsdoeleinden op opneembare compact discs.

Een opmerking over goudkleurige ‘archief’-dvd-r’s en cd-r’s
Optische schijven zijn zeer vatbaar voor krassen en schade door hitte of vochtigheid. Bij hoge temperaturen kunnen ze delamineren. Ze kunnen ook beschadigd raken, wanneer een vloeistof via de randen binnendringt in de bindlaag. Goudkleurige optische schijven hebben een 24-karaats reflectieve laag die niet oxideert, noch taant. De schijf bevat een organische phtalocyanine kleurlaag die volgens onafhankelijke studies de hoogste duurzaamheid heeft van alle lichtgevoelige kleurlagen. Over een lange tijdsperiode kan deze laag wel vergaan, vooral als de optische schijf bewaard wordt op een verlichte plaats; dit veroorzaakt fouten wanneer de laser de informatie zal proberen lezen die op de schijf werd opgenomen.

Bij installatiewerken is het cruciaal om functionele afspeel- en weergaveapparatuur te preserveren, en de relatie van de individuele dragers (die een onderdeel van het werk vormen) tot het geheel te handhaven. Men moet ook de authenticiteit en de integriteit van het originele object behouden – de installatie als een totaalsysteem van onderling verbonden delen. Zoals bij elke machine het geval is, zal ook hier de apparatuur het uiteindelijk laten afweten. Door ze onder de juiste omstandigheden op te slaan, kan je dit onvermijdelijke lot wel zo lang mogelijk uitstellen.

Hou de volgende richtlijnen in acht:
- Bewaar apparatuur consequent koel en droog en vrij van vervuiling via lucht.
- Koop de beste kwaliteit van apparatuur die beschikbaar is als back-up voor het origineel.
- Hou de apparatuur steeds schoon en lijn ze correct uit, zodat ze de videoband niet beschadigt en geen afspeelfouten veroorzaakt.
- Hou in het bijzonder het pad van de videoband en de koppen proper.
- Bewaar de handleidingen en een voorraad van reserveonderdelen en/of reserveweergave-apparatuur.
- Draagbare opslagmedia, zoals harde en optische schijven, en computerapparatuur en monitors moeten ook koel en droog en vrij van vervuiling via lucht bewaard worden.

Voor meer informatie over opslag en onderhoud van apparatuur, inclusief het bepalen van het belang van het al dan niet functioneren van het materiaal, zie Pip Laurenson’s “The Management of Display Equipment in Time-Based Media Installations”.

Preservering verwijst naar het algemene proces waarbij de inhoud van een object bewaard wordt en zijn overleven op lange termijn verzekerd wordt. Preserveer in het geval van installatiekunst alle bestanddelen waaruit het installatiewerk bestaat gelijktijdig, om zo de authenticiteit van het originele werk het best mogelijk te behouden. Grondige documentatie van het origineel verschaft je inzicht in de preserveringsmethoden en -processen.

Deze sectie behandelt de specifieke preserveringsnoden van de filmische component in deze werken. Prioriteiten en handelingen voor magnetische tape en ‘born-digital’-bestanden worden afzonderlijk besproken.

Het preserveringsproces omvat migratie, of het dupliceren van videotape naar een nieuw archiefformaat, met als bedoeling de content voor een lange termijn toegankelijk te houden.

Er bestaat een verscheidenheid aan analoge en digitale videobandformaten, die ontwikkeld werden om te beantwoorden aan specifieke gebruikersnoden. Voor de preservering van videobanden werd er nooit één bepaald standaardformaat bepaald. Als goede archiefformaten worden professionele videobanden, die dik en sterk zijn, aanbevolen: ze zijn alomtegenwoordig en worden wijd ondersteund door de televisie- en productie-industrie. Voor de gewone consument worden speciale videoformaten geproduceerd die aan hun specifieke noden tegemoetkomen. Ze zijn meestal klein van formaat en niet erg robuust, en de videoband is dunner dan die van professionele tapes. Als preserveringsmaster kan zo’n videoformaat dan ook niet aanvaard worden.

De volgende twee videoformaten worden het vaakst voor preservering gebruikt:

Digital Betacam (of DigiBeta)
In de archiefgemeenschap wordt dit digitale formaat met lage comprimering momenteel beschouwd als beste keuze van preserveringsmaster. Dit stevige en betrouwbare digitale formaat levert de best beschikbare beeldkwaliteit. Wanneer men het gebruikt om andere DigiBeta te re-masteren, is er geen generatieverlies van de inhoud: DigiBeta maakt een exacte digitale kloon van het origineel. Een argument dat sommigen ervan weerhoudt om dit formaat te gebruiken is de hoge prijs. Ook de afspeelapparatuur is duur, en meestal enkel in professionele productieomgevingen verkrijgbaar.

Betacam SP
Dit analoge formaat zonder comprimering is zeer duurzaam en betrouwbaar. Bij migratie is het – vergeleken met de meeste andere analoge videoformaten – in staat om een maximaal niveau van informatie te behouden. Omdat Betacam SP een analoog formaat is, kan er op kopieën die van een dergelijke master worden gemaakt generatieverlies optreden.

Op dit moment bestaat er binnen de archiefgemeenschap geen algemene consensus over een digitaal bestandsformaat dat geschikt is voor langetermijnbewaring van videobeelden. Een groot voordeel van het opslaan van bestanden op digitaal formaat is de mogelijkheid om bestanden zonder generatieverlies te kopiëren. Er zijn ook voordelen qua kosten en ruimte: digitale opslag wordt steeds goedkoper, en de prijs zal in de nabije toekomst ook blijven dalen.

Wanneer men video digitaliseert zijn er echter een aantal variabelen die meespelen, zoals problemen rond comprimering, codecs en de compatibiliteit van de verschillende bestanden. Alhoewel er zich op dit gebied recent opwindende ontwikkelingen hebben voorgedaan, moeten deze kwesties nog opgelost worden onder archivarissen. (Een belangrijk project dat uitgevoerd werd in opdracht van de Dance Heritage Coalition vind je in de case studies-sectie onder single-channel-video).

Om een preserveringsprogramma op te starten en te onderhouden moet je eerst de banden identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Vervolgens ontwikkel je een plan, waarbij je in het oog houdt welke middelen je aan het project kan besteden. Wanneer je bepaalt welke installatie eerst bewaard moet worden, dien je rekening te houden met de afkomst van het werk, zijn fysieke staat, en de mate waarin dragerformaat, apparatuur en andere materialen bedreigd worden, doordat ze in onbruik raken. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag: is een onderdeel van de apparatuur misschien niet langer makkelijk verkrijgbaar? Of: wordt het dragerformaat niet langer ondersteund? En indien dit het geval is, is het dan aanvaardbaar om het onderdeel of het formaat te vervangen? De beslissing om tot preserveren over te gaan, is uiteindelijk een zaak van het afwegen van de noden van het gehele systeem.

Andere zaken waarmee je rekening moet houden:
- Verifieer, vooraleer je een tape migreert, of een andere organisatie een originele of hoge kwaliteitsversie van het werk heeft: dit zou een betere bron voor migratie kunnen zijn. Kijk daarom na of het werk reeds werd geconserveerd door een andere organisatie. Dit kan ook een duplicatie van middelen vermijden.
- Migreer de originele (eerste) generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt, om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van preserveringsmaster te kunnen maken. (Tenzij een versie uit een volgende generatie duidelijk minder aangetast is, wat soms het geval is.)
- Merk op dat er meerdere masters en meerdere definities van de term ‘master’ kunnen bestaan, waardoor het nodig kan zijn om de maker van het werk te consulteren en meerdere tapes af te spelen om de beeldkwaliteit te vergelijken.
- Ga voorzichtig om met het afspelen van oudere, verslechterde tapes: dit kan permanente schade veroorzaken.

Migratie vraagt om actie en vooruitziendheid – een evenwicht tussen korte en langetermijnplanning. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit, ‘look and feel’, of essentie van het werk niet verandert.

Hier volgt een overzicht van de basisprocedure:
- Maak een preserveringsmaster door de tapes te remasteren of naar een archiefformaat te migreren.
- Maak meer dan één master en bewaar de duplicaatkopie op een andere plaats om rampschade te vermijden.
- Aan het begin van de tape zou de preserveringsmaster één minuut kleurbalken en een referentietoon moeten bevatten. Dit zijn de referentiesignalen die gebruikt worden om de esthetische integriteit van de (inhoud van) de originele tape te verzekeren.
- Zorg ervoor dat de preserveringsmaster een tijdscode bevat. Dit signaal voorziet in een tijdsreferentie en helpt bij de correcte synchronisatie van het audiovisueel materiaal.
- Maak voor kijkdoeleinden minstens één vertoningskopie van het werk, op VHS of dvd.
- Zorg ervoor dat de archiefmaster die off-site wordt bewaard nooit wordt afgespeeld, tenzij voor inspectie of voor het maken van nieuwe klonen voor archief- of tentoonstellingsdoeleinden.

Sommige organisaties zijn tot de conclusie gekomen dat het investeren in een schoonmaak- en herformatteringsprogramma in eigen huis op lange termijn tijd en middelen kan besparen. Veel organisaties werken voor dit soort activiteiten echter via uitbesteding met betrouwbare videolaboratoria.

Contacteer, eens je de tapes ter preservering hebt geselecteerd, verschillende videolabs, en vergelijk hun kostenramingen. Voorzie de labs van zoveel mogelijk informatie, zoals formaat, lengte en staat van elke tape.

Denk eraan dat, eens het lab de tapes bekijkt en evalueert, de prijs kan wijzigen.

Migratie (herformatteren en vernieuwen) voorkomt de verslechtering en het in onbruik raken van dragers door het overbrengen van digitale informatie van één hardware- en softwaresetting naar een andere. Er bestaan verschillende niveaus van migratie. Men kan de originele integriteit en functionaliteit van het werk behouden door de hard- en software naar een nieuw besturingssysteem over te brengen, of men kan een obsoleet bestandformaat naar een nieuw formaat overbrengen.

Richt je bij aanvang van de preserveringspogingen op werken die tekenen van fysieke achteruitgang vertonen of die propriëtaire bestanddelen bevatten die niet langer actief zijn, dan wel niet meer ondersteund worden door de industrie. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit van een werk, zijn ‘look and feel’, en zijn essentie niet verandert.

De volgende stappen illustreren de basisprocedure:
- Gebruik een inventaris op objectniveau om het risico op verval of in onbruik raken van elk bestanddeel na te gaan.
- Maak een onderscheid tussen propriëtaire en open source bestandsformaten. Wie ontwikkelde de standaard in kwestie, en wanneer, en wie bezit hem momenteel? Welke software is nodig om het bestand te lezen/bekijken? Wordt het formaat nog steeds ondersteund?
- Bekijk op gelijkaardige wijze de hardware die vereist is om het werk te kunnen afspelen. Wordt de software-applicatie in kwestie nog steeds ondersteund? Zijn er speciale installaties of plug-ins nodig? Wat is de hiërarchie en de algemene infrastructuur van het werk?
- Wat zijn de vereisten voor weergave? Beschrijf de ‘look’ van het werk. Wat zijn de formele kwaliteiten; wat is de inhoud en de kwaliteit van de beelden? Wat zijn de instructies voor de installatie die door de kunstenaar zelf gegeven werden?
- Wat is de functionaliteit van het werk? Beschrijf de ‘feel’ van het werk. Hoe treedt de gebruiker in interactie met het werk? Wat zijn de variabelen?

Emulatie heeft betrekking op de heropbouw van de technische omgeving die nodig is om een object te kunnen bekijken. Deze strategie is enkel mogelijk indien informatie over de hard- en softwarevereisten bijgehouden wordt, zodat de originele omgeving door toekomstige systemen gereconstrueerd kan worden. Hoewel bij deze aanpak geen nood is aan het migreren van bestanden, moeten er voor elke hard- en softwareconfiguratie emulators worden aangemaakt. Dit kan een dure onderneming zijn.

Een andere strategie, namelijk inkapseling, houdt in dat in een digitaal object alle componenten worden samengebracht die noodzakelijk zijn om toegang te voorzien tot het object in kwestie. Bij inkapseling voorzien fysieke of logische structuren (zogenaamde ‘containers’ of ‘wrappers’) informatie over de relaties tussen alle componenten van de data- en software-applicaties. Inkapseling heeft als doel de veroudering van bestandsformaten te overwinnen door details op te nemen over hoe de originele informatie rond een werk moet geïnterpreteerd worden, en over hoe het werk mogelijk opnieuw kan worden gecreëerd.

Het is noodzakelijk om alle preserveringsacties en -experimenten te documenteren in de catalogus. Hoewel een archivaris zou moeten vermijden om wijzigingen te maken die de algemene functionaliteit of ‘look and feel’ van het werk zouden verstoren, moeten alle veranderingen die toch gebeuren best nauwkeurig gedocumenteerd en verduidelijkt worden.

Voor meer informatie over migratie en andere bewaringsstrategieën, bekijk de Cornell University Library’s Digital Imaging Tutorial en de Digital Preservation Strategy van de National Archives of Australia.

De kosten van videopreservering worden bepaald door een relatief klein aantal variabelen. Deze omvatten het originele formaat, de staat, de duur van het programma, het gewenste doelformaat en het niveau van restauratie. Overloop je deze variabelen samen met een lab, dan bekom je de informatie die nodig is om een werkbaar budget op te maken.
Elk van de volgende punten zou met het lab moeten besproken worden, om zo een accuraat idee te krijgen van de totale kost van het project. (Zie de vragenlijst waarin de stappen beschreven worden die nodig zijn om met een lab samen te werken.)
Meer informatie over elk van deze variabelen is beschikbaar op onze Ideale praktijken (‘Best practices’)-pagina.

De eerste variabele die je moet nakijken is de staat van de tapes. Vertel het lab alles wat je weet over de leeftijd van de tapes, en over hoe ze in de loop van de jaren werden opgeslagen; ook een eenvoudige inspectie van de tapes kan veel belangrijke informatie opleveren. (Een stap-voor-stapprocedure voor fysieke inspectie van tapes kan je hier vinden: Association of Moving Image Archivists’ guide to videotape inspection.

Schade of slijtage heeft een rechtstreeks effect op de kost van de transfer. Vuile tapes moeten bijvoorbeeld schoongemaakt worden. Als ze tekenen vertonen van het ‘sticky shed’-syndroom moeten ze misschien in een droge oven ‘gebakken’ worden om het plakken te verminderen. Beide procedures zullen waarschijnlijk extra geld kosten; ga dit na bij je lab. (Probeer ze ook niet uit als je geen professional bent.)

De tweede variabele is het formaat. Doordat tapeformaten in onbruik raden, is het aantal labs waar je terecht kan beperkt. Sommige zeer obscure formaten kunnen enkel door een handvol laboratoria afgespeeld worden.
Oude tapeformaten kunnen, vooraleer correct afgespeeld te worden, om bijkomende aanpassingen aan de apparatuur vragen. Quad-videotapemachines die 2” open reel tapes afspelen, hebben vaak lange opstellingstijden nodig. 1/2” open reel videorecorders in het bijzonder vertonen vaak grote verschillen qua opname. Vandaag moeten 1/2” tapes soms op verschillende decks geprobeerd worden om uiteindelijk een signaal te verkrijgen dat goed genoeg is.

Wanneer men een lab benadert, is een correct overzicht van tapeformaten noodzakelijk. De volgende website biedt een gedetailleerde gids aan voor de identificatie van videotapeformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide

De derde variabele is de mate van restauratie. Gaat het om een eenvoudige herformattering met minimale interventie? Wil je correctie van drop-outs, kleurverschuivingen, etc.? Hou er rekening mee dat deze vragen zowel ethische als financiële gevolgen hebben.

De meeste labs rekenen meer aan voor sessies onder supervisie, waarbij de klant ook aanwezig is, dan voor sessies zonder supervisie. Waarschijnlijk is het voor jou niet zo zinvol om aanwezig te zijn gedurende elk moment van het proces. Bespreek met je verkoper wat je van het eindproduct verwacht en wat de meest efficiënte manier is om dat doel te bereiken.

De gewenste formaattypes voor master- en raadpleegkopieën zullen het algemene budget van een project beïnvloeden. Digital Betacam videotape kan bijvoorbeeld € 80 per tape kosten, afhankelijk van de prijzen die je labo vraagt. Algemeen gesproken is dit een variabele waarvoor de leverancier je exacte cijfers zou moeten geven.

Bij het opstellen van een budget ziet het lab vaak de kost van een kwaliteitscontrole over het hoofd. De kwaliteit van elke nieuwe tape zou moeten gecontroleerd worden wanneer hij terugkomt van het lab. Het verifiëren van zaken als duurtijd, audio- en videokwaliteit en het indelen in hoofdstukken (bij dvd-kopieën) neemt bijvoorbeeld een groot deel van de arbeidstijd in beslag. Van bij het begin van het project zouden de kosten voor deze controle becijferd moeten worden.

Het is ten slotte ook heel belangrijk om bij de opmaak van je budget rekening te houden met de opslagnoden. Archivarissen vergeten in hun planning soms dat een preserveringsproject een verdubbeling van de opslagvereisten vereist. Daarenboven mogen we de opslagomstandigheden niet vergeten: een preserveringsproject brengt een substantiële investering van tijd, geld en moeite met zich mee, en deze heeft enkel zin als de opslag een langetermijnbewaring garandeert.

De budgetten voor de preservering van computergebaseerde kunst kunnen erg variëren. Beschouw onderstaande vragen als een gids bij het opstellen van jouw specifieke budget.

• Hoeveel technische informatie is momenteel beschikbaar over het werk?
• Hoeveel onderzoek zal moeten gedaan worden over zijn specificaties, geschiedenis en andere aspecten?
• Wie zal verantwoordelijk zijn voor dit onderzoek?
• Indien de kunstenaar nog leeft en bereid is om te assisteren, zijn er dan bepaalde kosten verbonden aan zijn/haar participatie? Reiskosten, lonen, ... ?
• Heeft een ander instituut reeds preserveringswerk gedaan rond dit werk? Kan een ander instituut met onderzoek/expertise bijdragen tot het project?

Zal het nodig zijn om nieuwe apparatuur aan te kopen voor dit project?

Bekijk de volgende categorieën:
- Weergave-apparatuur/monitors
- Harde schijf/CPU
- Kabels/draden
- Afspeelapparatuur (bv. dvd-spelers)

• Hoeveel nieuwe programmering zal nodig zijn om het werk levensvatbaar te houden?
• Zal men het werk moeten
- migreren
- emuleren
- inkapselen?
• Hoeveel tijd zal een programmeur ongeveer nodig hebben om het werk in kwestie te hercreëren, of er op een andere manier aan te werken?
• Welk niveau van programmeringsexpertise zal nodig zijn? Gaat het om werken met wijdverspreide software zoals Flash of Director, of impliceert het omgang met bijzondere software of software die ontwikkeld werd door de kunstenaar?
• Hoeveel zal een programmeur (met de nodige expertise) aanrekenen?
• Kan een schaaleconomie helpen bij het budgetteren? Zal het op lange termijn goedkoper zijn om een aantal werken met gelijkaardige problemen in één keer samen te conserveren?

• Zal je de diensten van een conservator nodig hebben?
• Zo ja, hoeveel tijd zal de conservator nodig hebben om het project tot een goed einde te brengen?
• In welke fase van het proces moet de conservator bij het project betrokken worden?

• Hoeveel opslagruimte zal er nodig zijn zodra het project is afgerond?
• Zal je enkel het afgewerkte werk opslaan, of ook onderdelen, bestanden, software, etc.?
• Welk type opslag is optimaal voor het project? (Dit wordt natuurlijk vaak bepaald door wat het instituut zich kan veroorloven.)
• Onafhankelijke harde schijven
• Server
• Verwijderbare harde schijf
• Cd-rom (niet de beste keuze)
• Moet er fysieke opslag worden voorzien voor de harde schijven etc.?
• Kan het klimaat van de opslagplaats correct gecontroleerd worden?

Een specifiek type afspeelapparatuur – videorecorders, DVD-spelers etc. – is zelden van kritiek belang voor de integriteit van een videokunstwerk. Het belangrijkste doel van de conservering van videokunst is om op een gepaste manier een accurate reproductie te maken van het originele videosignaal. Maar om de instabiliteit van videotape op te vangen is migratie naar nieuwere en meer stabiele formaten nodig. Doelformaten zijn dan bijvoorbeeld broadcast-tapeformaten zoals Digital Betacam of digitale bestanden zoals Motion JPEG 2000.

Het grootste probleem, in het bijzonder bij mediakunst en independent video, is dat veel apparatuur in onbruik geraakt. Vroege videokunst werd gemaakt op formaten die nu obsoleet zijn, zoals 1/2” open reel, het Portapakformaat dat gebruikt werd door veel videokunstpioniers, of 2” Quad, het vroege uitzendformaat waarop in de jaren zestig en zeventig van de vorige eeuw veel programma’s van de openbare omroep werden opgenomen. Veel andere werken bestaan alleen op formaten zoals 3/4” U-matic of 1” Type C die, hoewel ze ‘nieuwer’ zijn, toch snel in onbruik geraken, en waarvoor niet langer nieuwe afspeelapparaten gebouwd worden.

Hoe kunnen instituten met dit probleem omgaan? Twee strategieën kunnen helpen. De eerste is het opstarten van een toekomstgerichte, proactieve aanpak, door een voorraad afspeelapparatuur aan te leggen voor de formaten die een instituut beheert. Deze aanpak is niet altijd praktisch haalbaar: apparatuur die veel gebruikt werd in de televisiesector, zoals 1” Type C, is bijvoorbeeld omvangrijk en moeilijk te verkrijgen – maar voor 3/4” U-matic-tapes zou dit wel bijzonder waardevol kunnen blijken.

Voor echt obsolete formaten is het belangrijker om een relatie te ontwikkelen met een betrouwbaar lab, dat gespecialiseerd is in het remasteren van videotapes, en dat ook de specifieke noden van jouw instituut kent.

Weergaveapparatuur confronteert je met bepaalde problemen die enkel bij videokunst voorkomen. Televisieprogramma’s werden ontwikkeld om gezien te worden op om het even welk televisietoestel, waardoor hun conservering geen specifieke aandacht voor de weergave vereist. Veel videokunst werd echter gemaakt met bepaalde monitors in gedachten, apparatuur die evenzeer deel uitmaakt van het werk als het videosignaal zelf. Deze apparatuur kan variëren van specifieke, individuele monitors die duidelijk deel uit maken van het werk – zoals de vintage televisiesets in sommige installaties van Nam June Paik – tot de eenvoudige, off-the-shelf-monitors die enkel bepaalde afmetingen moeten hebben.

Het meest kritieke punt met betrekking tot weergave-apparatuur – en één dat meer en meer problematisch zal worden in de toekomst – is het probleem van beeldbuismonitoren (cathode-ray tube monitors of CRT’s) versus flatscreen-monitors. De meeste videokunst uit de eerste drie decennia van het medium werd gemaakt op het moment dat de enige beschikbare monitors conventionele CRT’s waren, ongeacht afmetingen of grootte. Op de markt hebben de lcd- en plasmaschermen de CRT’s al verdrongen, en veel fabrikanten zijn zelfs helemaal gestopt met de productie van CRT’s.

Veel videokunstwerken werden gemaakt met de specifieke eigenschappen van de CRT’s in het achterhoofd, en veel kunstenaars geloven niet dat flatscreen-monitors aanvaarbare substituten zijn. Er zijn voorlopig geen definitieve oplossingen voor dit probleem, maar het aanleggen van een voorraad monitors is zeker een optie. Even belangrijk is het om met de kunstenaar een engagement aan te gaan door zo snel mogelijk een dialoog rond het werk op te starten. Met vragen als: ‘wat zijn de specifieke variaties die – vergeleken met de originele staat – de kunstenaar aannemelijk zou vinden?’; of: ‘welke stukken apparatuur zijn zo belangrijk dat het werk ‘dood’ zou moeten genoemd worden wanneer zij niet meer voorhanden zijn?’. Dit alles is slechts één facet van mediakunstpreservering, waarbij de inbreng van de kunstenaar zeer belangrijk is voor het toekomstige bestaan van het kunstwerk zelf.

Werken die getoond worden via projectie in plaats van op monitors brengen specifieke uitdagingen met zich mee. Die laatste kunnen in zekere zin wat makkelijker zijn om aan te pakken, aangezien projectieapparatuur meestal bedoeld is om onzichtbaar te zijn, terwijl weergavemonitors tot op zekere hoogte wel zichtbaar zijn. Dit betekent dat een obsolete of niet-functionerende projector in theorie simpelweg vervangen kan worden door een nieuwer model, zonder het werk te beïnvloeden.

In de praktijk moet echter veel zorg besteed worden aan de keuze van een nieuwe projector. Niet alleen moeten de originele afmetingen en aspect ratio (beeldverhouding/beeldformaat) van het beeld behouden blijven, maar ook de visuele kwaliteiten moeten worden bewaard: contrast, kleurbalans, resolutie etc. In dit geval zijn zowel documenteren als het raadplegen van de kunstenaar noodzakelijk, in het bijzonder wanneer een projector een andere, die het niet meer doet, vervangt. In dit laatste geval kan het beeld van de oude (niet meer functionerende) projector niet meer met het beeld van de nieuwe vergeleken worden. Nog meer dan bij het proactief vervangen van een originele projector is het bij het vervangen van een defecte projector noodzakelijk om zowel te documenteren als de kunstenaar te raadplegen.

Tenslotte is onderhoud van vitaal belang. Indien mogelijk zouden monitors en projectors regelmatig gekalibreerd (vergeleken met standaard kleurbalken) moeten worden om een accuraat signaal te verzekeren. In het geval het werk vertoond wordt zou dit zelfs dagelijks moeten gebeuren.

Deze laatste variabelen – monitor- of projectortype en kalibreren – zijn even belangrijk voor computergebaseerde en installatiewerken, als voor single-channel-videowerken.

De complexe aard van digitale kunstwerken zorgt ervoor dat de risico’s waarmee de apparatuur je confronteert gevarieerd en talrijk zijn. Deze risico’s kunnen verdeeld worden in twee algemene categorieën: Defect – de componenten werken niet meer – en in onbruik raken: de componenten zijn niet meer voorhanden, of zijn niet meer compatibel met huidige of nieuwere software, besturingssystemen, etc.. Deze risico’s beïnvloeden de verschillende bestanddelen van computergebaseerde kunst op verscheidene manieren.

Opslagmedia

Voor elk digitaal object, zij het databank of kunstwerk, vormt het defect raken van de drager (door slecht gebruik of slijtage) een bijzondere zorg. Wanneer digitale dragers het laten afweten, doen ze dat vaak – in tegenstelling tot videotape en film – zonder zichtbare tekenen van verandering, en is de schade onvermijdelijk totaal. Een film kan beschadigd zijn en nog steeds vertoond worden, een videotape kan een deel van zijn signaal verliezen terwijl een (groot) deel toch nog gered kan worden: bij digitale media is het vaak een zaak van alles of niets. Een groot deel van dit risico kan echter vermeden worden door voorzichtige omgang en opslag.

Hou rekening met deze basisvereisten:
- Het eerste wat je doet om het risico op het defect raken van media te vermijden, is correct omgaan met het materiaal, en dit onder correcte opslagomstandigheden. (Zie de best practices secties van deze website voor een gedetailleerde toelichting over de correcte omgang met dragers, ideale opslagtemperatuur, etc.)
- Omdat digitale informatie gekopieerd kan worden zonder generatieverlies, is spreiding (het maken van verschillende kopieën, idealiter bewaard op verschillende locaties) uiterst belangrijk om een lange levensduur van een digitaal werk te verzekeren. Indien één kopie het laat afweten, omwille van welke reden dan ook, kan de back-up gebruikt worden voor preserveringsdoeleinden.
- Magnetische dragers zoals floppydisks kunnen beschadigd worden door vuil, water, of blootstelling aan magnetische velden.
- Cd-roms en dvd’s kunnen kapotgaan door krassen, of kunnen delamineren ten gevolge van hitte.

Hardware en weergaveapparatuur

Gezien de weergaveapparatuur het meest zichtbare deel is van een computergebaseerd kunstwerk – vaak het enige zichtbare deel – kan een defect aan de apparatuur catastrofale gevolgen hebben. Voorzichtige planning kan helpen om deze catastrofe te vermijden. Een goed middel is het gebruik van een vragenlijst voor de kunstenaar, om zo een inzicht te krijgen in het soort aanvaardbare handelingen die je in het geval van defect apparatuur kan ondernemen.

Belangrijke vragen zijn hierbij onder andere:
- Maakt de weergaveapparatuur integraal deel uit van het werk, of is het slechts een middel waardoor het werk zichtbaar gemaakt wordt?
- Waar kan je, indien de originele weergaveapparatuur defect raakt, terecht voor gelijkaardige apparatuur om de originele te vervangen?
- Welke kwaliteiten van de weergaveapparatuur zijn van groot belang voor het werk: aspect ratio, grootte, resolutie,…?
- Hoe worden deze kwaliteiten gedocumenteerd: geschreven documentatie, screen shots, installatiefoto’s?
- Hoeveel variatie op deze eigenschappen is aanvaardbaar wanneer het materiaal het laat afweten?

Tijdens de voorbije eeuw kwamen verscheidene speelfilmformaten op de markt, waarvan vele snel obsoleet werden. Analoge videokunstwerken werden ook gemaakt met behulp van talloze, nu in onbruik geraakte, formaten. Toch verdwijnen deze problemen in het niets in vergelijking met het duizelingwekkende aantal platformen, software, bestandsformaten en opslagmedia die gebruikt worden bij de creatie van computergebaseerde kunst. Elke bestanddeel van een digitaal kunstwerk is onderhevig aan ernstige risico’s op in onbruik raken – risico’s die het werk bijna onmiddellijk na zijn creatie kunnen bedreigen.

Besturingssystemen

Zoals elke gebruiker van een pc weet, kunnen de verschillende besturingssystemen – het onderliggende programma dat de functies en interactie van hardware, bestanden en software stuurt – problemen veroorzaken, zelfs voor recent gecreëerde data. Met de tijd vermenigvuldigen deze problemen zich alleen maar. Telkens een nieuwe versie van een besturingssysteem op de markt komt, kan ze ervoor zorgen dat eerdere versies in onbruik raken. Vijf jaar oude software zal misschien niet kunnen draaien op een nieuw besturingssysteem; een ouder besturingssysteem kan mogelijk niet bruikbaar zijn op een nieuwe computer.

Om deze reden is het noodzakelijk de werking van een digitaal kunstwerk regelmatig te controleren, inclusief het testen van zijn compatibiliteit met nieuwere besturingssystemen.

Software

Net zoals bij besturingssystemen veroorzaken frequente updates van software conserveringsproblemen. Bestanden die gemaakt zijn met een eerdere versie van een programma zullen zich vaak verschillend gedragen – of helemaal niet meer werken. Het voortdurend controleren of een werk goed functioneert is hier eveneens noodzakelijk.
Waar mogelijk zouden gedetailleerde gegevens van softwareversies, zoals die gebruikt werden in de creatie en weergave van een werk, moeten bijgehouden worden. Hetzelfde geldt voor de relevante cd-roms of schijven, handleidingen, etc.

Een bijkomend probleem gerelateerd aan het in onbruik raken is de kwestie van propriëtaire versus open-source- software. Veel computergebaseerde kunst werd gemaakt met propriëtaire software. De ontwikkeling van programma’s zoals Flash, QuickTime of Director staat onder controle van ondernemingen met weinig interesse voor langetermijnbewaring. Het aanpassen van deze software voor preserveringsdoeleinden is niet altijd mogelijk, en in sommige gevallen zou het auteurswetten kunnen schenden.

Steeds meer kunstenaars beginnen echter open-source software te gebruiken, wat een veel grotere bewegingsvrijheid toelaat op het vlak van aanpassingen. Met het oog op de preservering van computergebaseerde kunst, bevelen veel experts dan ook sterk het gebruik van open-source software aan.

Het in onbruik raken van opslagmedia is in het bijzonder een probleem voor magnetische dragers. Bovenop de blootstelling aan risico’s van fysieke achteruitgang kunnen oude opslagmedia zoals floppydisks, Bernoulli-disks, etc. problematisch worden wanneer de nodige drives zeldzaam worden en het moeilijk wordt om toegang te krijgen tot de opgeslagen gegevens. Een ander probleem is dat de software, nodig om deze drives te besturen, vaak niet compatibel is met meer recente besturingssystemen.