Preservering verwijst naar het algemene proces waarbij de inhoud van een object bewaard wordt en zijn overleven op lange termijn verzekerd wordt. Preserveer in het geval van installatiekunst alle bestanddelen waaruit het installatiewerk bestaat gelijktijdig, om zo de authenticiteit van het originele werk het best mogelijk te behouden. Grondige documentatie van het origineel verschaft je inzicht in de preserveringsmethoden en -processen.

Deze sectie behandelt de specifieke preserveringsnoden van de filmische component in deze werken. Prioriteiten en handelingen voor magnetische tape en ‘born-digital’-bestanden worden afzonderlijk besproken.

Het preserveringsproces omvat migratie, of het dupliceren van videotape naar een nieuw archiefformaat, met als bedoeling de content voor een lange termijn toegankelijk te houden.

Er bestaat een verscheidenheid aan analoge en digitale videobandformaten, die ontwikkeld werden om te beantwoorden aan specifieke gebruikersnoden. Voor de preservering van videobanden werd er nooit één bepaald standaardformaat bepaald. Als goede archiefformaten worden professionele videobanden, die dik en sterk zijn, aanbevolen: ze zijn alomtegenwoordig en worden wijd ondersteund door de televisie- en productie-industrie. Voor de gewone consument worden speciale videoformaten geproduceerd die aan hun specifieke noden tegemoetkomen. Ze zijn meestal klein van formaat en niet erg robuust, en de videoband is dunner dan die van professionele tapes. Als preserveringsmaster kan zo’n videoformaat dan ook niet aanvaard worden.

De volgende twee videoformaten worden het vaakst voor preservering gebruikt:

Digital Betacam (of DigiBeta)
In de archiefgemeenschap wordt dit digitale formaat met lage comprimering momenteel beschouwd als beste keuze van preserveringsmaster. Dit stevige en betrouwbare digitale formaat levert de best beschikbare beeldkwaliteit. Wanneer men het gebruikt om andere DigiBeta te re-masteren, is er geen generatieverlies van de inhoud: DigiBeta maakt een exacte digitale kloon van het origineel. Een argument dat sommigen ervan weerhoudt om dit formaat te gebruiken is de hoge prijs. Ook de afspeelapparatuur is duur, en meestal enkel in professionele productieomgevingen verkrijgbaar.

Betacam SP
Dit analoge formaat zonder comprimering is zeer duurzaam en betrouwbaar. Bij migratie is het – vergeleken met de meeste andere analoge videoformaten – in staat om een maximaal niveau van informatie te behouden. Omdat Betacam SP een analoog formaat is, kan er op kopieën die van een dergelijke master worden gemaakt generatieverlies optreden.

Op dit moment bestaat er binnen de archiefgemeenschap geen algemene consensus over een digitaal bestandsformaat dat geschikt is voor langetermijnbewaring van videobeelden. Een groot voordeel van het opslaan van bestanden op digitaal formaat is de mogelijkheid om bestanden zonder generatieverlies te kopiëren. Er zijn ook voordelen qua kosten en ruimte: digitale opslag wordt steeds goedkoper, en de prijs zal in de nabije toekomst ook blijven dalen.

Wanneer men video digitaliseert zijn er echter een aantal variabelen die meespelen, zoals problemen rond comprimering, codecs en de compatibiliteit van de verschillende bestanden. Alhoewel er zich op dit gebied recent opwindende ontwikkelingen hebben voorgedaan, moeten deze kwesties nog opgelost worden onder archivarissen. (Een belangrijk project dat uitgevoerd werd in opdracht van de Dance Heritage Coalition vind je in de case studies-sectie onder single-channel-video).

Om een preserveringsprogramma op te starten en te onderhouden moet je eerst de banden identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Vervolgens ontwikkel je een plan, waarbij je in het oog houdt welke middelen je aan het project kan besteden. Wanneer je bepaalt welke installatie eerst bewaard moet worden, dien je rekening te houden met de afkomst van het werk, zijn fysieke staat, en de mate waarin dragerformaat, apparatuur en andere materialen bedreigd worden, doordat ze in onbruik raken. Stel jezelf bijvoorbeeld de vraag: is een onderdeel van de apparatuur misschien niet langer makkelijk verkrijgbaar? Of: wordt het dragerformaat niet langer ondersteund? En indien dit het geval is, is het dan aanvaardbaar om het onderdeel of het formaat te vervangen? De beslissing om tot preserveren over te gaan, is uiteindelijk een zaak van het afwegen van de noden van het gehele systeem.

Andere zaken waarmee je rekening moet houden:
- Verifieer, vooraleer je een tape migreert, of een andere organisatie een originele of hoge kwaliteitsversie van het werk heeft: dit zou een betere bron voor migratie kunnen zijn. Kijk daarom na of het werk reeds werd geconserveerd door een andere organisatie. Dit kan ook een duplicatie van middelen vermijden.
- Migreer de originele (eerste) generatie of de generatie die het dichtst bij het origineel ligt, om zo de hoogst mogelijke kwaliteit van preserveringsmaster te kunnen maken. (Tenzij een versie uit een volgende generatie duidelijk minder aangetast is, wat soms het geval is.)
- Merk op dat er meerdere masters en meerdere definities van de term ‘master’ kunnen bestaan, waardoor het nodig kan zijn om de maker van het werk te consulteren en meerdere tapes af te spelen om de beeldkwaliteit te vergelijken.
- Ga voorzichtig om met het afspelen van oudere, verslechterde tapes: dit kan permanente schade veroorzaken.

Migratie vraagt om actie en vooruitziendheid – een evenwicht tussen korte en langetermijnplanning. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit, ‘look and feel’, of essentie van het werk niet verandert.

Hier volgt een overzicht van de basisprocedure:
- Maak een preserveringsmaster door de tapes te remasteren of naar een archiefformaat te migreren.
- Maak meer dan één master en bewaar de duplicaatkopie op een andere plaats om rampschade te vermijden.
- Aan het begin van de tape zou de preserveringsmaster één minuut kleurbalken en een referentietoon moeten bevatten. Dit zijn de referentiesignalen die gebruikt worden om de esthetische integriteit van de (inhoud van) de originele tape te verzekeren.
- Zorg ervoor dat de preserveringsmaster een tijdscode bevat. Dit signaal voorziet in een tijdsreferentie en helpt bij de correcte synchronisatie van het audiovisueel materiaal.
- Maak voor kijkdoeleinden minstens één vertoningskopie van het werk, op VHS of dvd.
- Zorg ervoor dat de archiefmaster die off-site wordt bewaard nooit wordt afgespeeld, tenzij voor inspectie of voor het maken van nieuwe klonen voor archief- of tentoonstellingsdoeleinden.

Sommige organisaties zijn tot de conclusie gekomen dat het investeren in een schoonmaak- en herformatteringsprogramma in eigen huis op lange termijn tijd en middelen kan besparen. Veel organisaties werken voor dit soort activiteiten echter via uitbesteding met betrouwbare videolaboratoria.

Contacteer, eens je de tapes ter preservering hebt geselecteerd, verschillende videolabs, en vergelijk hun kostenramingen. Voorzie de labs van zoveel mogelijk informatie, zoals formaat, lengte en staat van elke tape.

Denk eraan dat, eens het lab de tapes bekijkt en evalueert, de prijs kan wijzigen.

Migratie (herformatteren en vernieuwen) voorkomt de verslechtering en het in onbruik raken van dragers door het overbrengen van digitale informatie van één hardware- en softwaresetting naar een andere. Er bestaan verschillende niveaus van migratie. Men kan de originele integriteit en functionaliteit van het werk behouden door de hard- en software naar een nieuw besturingssysteem over te brengen, of men kan een obsoleet bestandformaat naar een nieuw formaat overbrengen.

Richt je bij aanvang van de preserveringspogingen op werken die tekenen van fysieke achteruitgang vertonen of die propriëtaire bestanddelen bevatten die niet langer actief zijn, dan wel niet meer ondersteund worden door de industrie. Het is cruciaal dat migratie de functionaliteit van een werk, zijn ‘look and feel’, en zijn essentie niet verandert.

De volgende stappen illustreren de basisprocedure:
- Gebruik een inventaris op objectniveau om het risico op verval of in onbruik raken van elk bestanddeel na te gaan.
- Maak een onderscheid tussen propriëtaire en open source bestandsformaten. Wie ontwikkelde de standaard in kwestie, en wanneer, en wie bezit hem momenteel? Welke software is nodig om het bestand te lezen/bekijken? Wordt het formaat nog steeds ondersteund?
- Bekijk op gelijkaardige wijze de hardware die vereist is om het werk te kunnen afspelen. Wordt de software-applicatie in kwestie nog steeds ondersteund? Zijn er speciale installaties of plug-ins nodig? Wat is de hiërarchie en de algemene infrastructuur van het werk?
- Wat zijn de vereisten voor weergave? Beschrijf de ‘look’ van het werk. Wat zijn de formele kwaliteiten; wat is de inhoud en de kwaliteit van de beelden? Wat zijn de instructies voor de installatie die door de kunstenaar zelf gegeven werden?
- Wat is de functionaliteit van het werk? Beschrijf de ‘feel’ van het werk. Hoe treedt de gebruiker in interactie met het werk? Wat zijn de variabelen?

Emulatie heeft betrekking op de heropbouw van de technische omgeving die nodig is om een object te kunnen bekijken. Deze strategie is enkel mogelijk indien informatie over de hard- en softwarevereisten bijgehouden wordt, zodat de originele omgeving door toekomstige systemen gereconstrueerd kan worden. Hoewel bij deze aanpak geen nood is aan het migreren van bestanden, moeten er voor elke hard- en softwareconfiguratie emulators worden aangemaakt. Dit kan een dure onderneming zijn.

Een andere strategie, namelijk inkapseling, houdt in dat in een digitaal object alle componenten worden samengebracht die noodzakelijk zijn om toegang te voorzien tot het object in kwestie. Bij inkapseling voorzien fysieke of logische structuren (zogenaamde ‘containers’ of ‘wrappers’) informatie over de relaties tussen alle componenten van de data- en software-applicaties. Inkapseling heeft als doel de veroudering van bestandsformaten te overwinnen door details op te nemen over hoe de originele informatie rond een werk moet geïnterpreteerd worden, en over hoe het werk mogelijk opnieuw kan worden gecreëerd.

Het is noodzakelijk om alle preserveringsacties en -experimenten te documenteren in de catalogus. Hoewel een archivaris zou moeten vermijden om wijzigingen te maken die de algemene functionaliteit of ‘look and feel’ van het werk zouden verstoren, moeten alle veranderingen die toch gebeuren best nauwkeurig gedocumenteerd en verduidelijkt worden.

Voor meer informatie over migratie en andere bewaringsstrategieën, bekijk de Cornell University Library’s Digital Imaging Tutorial en de Digital Preservation Strategy van de National Archives of Australia.