Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de handelingen die ondernomen werden om het werk te bewaren.

Een installatie kan bestaan uit verschillende elementen, en kan samengesteld zijn uit verschillende materialen die geen elektronische dragers zijn. Daarom is het cruciaal om, zodra een werk wordt opgenomen in een collectie, al zijn componenten te documenteren – inclusief het gedrag. Beschrijf zowel de dragers die onderdeel zijn van een werk als de apparatuur die zijn presentatie mogelijk maakt.

Het is ook belangrijk om de fysieke ruimte en omgeving waarin het werk is geïnstalleerd te documenteren. In deze zin zou een conservator een media-installatie moeten behandelen als een speciaal soort sculptuur. Elk deel is even belangrijk als het geheel.

De eerste fase van elk preserveringsproject is het in kaart brengen van de noden van het object/de objecten in kwestie. Voor een installatie met meerdere, onderling afhankelijke, componenten is een basisinventaris een noodzakelijke stap in dit proces. Het is belangrijk om niet alleen de verschillende dragers te documenteren, maar ook de afspeel- en weergaveapparatuur, die vaak even integraal deel uitmaakt van het werk. Het is daarom ideaal om een installatie in de vroege stadia van het preserveringsproces volledig te catalogiseren.

Dit is echter niet altijd makkelijk of haalbaar. In plaats hiervan is een basisinventaris op objectniveau – met informatie verzameld op papier of in een spreadsheet (bv. Excel) – een goede eerste stap.

Let bij het inventariseren in het bijzonder op beschadigde of zichtbaar verslechterde elementen en noteer de algemene samenstelling van de installatie.

Om een basisinventaris te maken van een installatie, documenteer je het volgende:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Dragerformaat/-formaten
- Verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- De fysieke staat van alle dragers, apparatuur en ander materiaal
- Korte beschrijving van de relatie van de individuele delen tot het hele werk

Het is noodzakelijk om tijdens het preserveringsproces het materiaal dat gepreserveerd wordt grondig te catalogiseren. Hoewel het niet nodig is om volledige catalogusbestanden te creëren bij de start van het proces, is het belangrijk dat het catalogiseren zo vroeg mogelijk onderdeel wordt van het preserveringsproces.

Catalogiseren kan verrassend ingewikkeld zijn, want om de catalogusgegevens tussen verschillende instituten en databanken consistent te houden, hebben bibliothecarissen en archivarissen verschillende standaarden bepaald. Als je voor de eerste keer een databank met catalogusbestanden aanmaakt is het daarom nuttig een archivaris of bibliothecaris te raadplegen, zodat je zeker bent dat je de juiste informatie verzamelt, en dat je ze op een correcte manier organiseert.

Een belangrijk aspect bij het catalogiseren is het gebruik van een consistente woordenschat. De algemeen gebruikte standaard voor het catalogiseren van bewegend beeldmateriaal is Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual, tweede editie, beter bekend als AMIM-2. Deze is beschikbaar in veel onderzoeks- en universiteitsbibliotheken, en voorziet in gedetailleerde standaarden voor het beschrijven van zowat alles: van tapeformaten tot titelvariaties.

Een diepgaande discussie over catalogiseringsprincipes en -praktijken vindt men op de website van Moving Image Collections (MIC). Regels voor catalogisering zijn beschikbaar op de website van de International Federation of Film Archives (FIAF).

Maak een catalogusbestand aan op werkniveau dat de installatie beschrijft, met individuele bestanden voor alle dragers die onderdeel zijn van de installatie, en voor alle apparaten die ermee verbonden zijn. Afzonderlijke catalogusbestanden op objectniveau zijn voor elk bestanddeel nodig, omdat tapes en ‘born-digital’-bestanden verschillende technische metadata (zoals catalogiseringsgegevens) en ontstaansinformatie hebben – en bijgevolg eventueel verschillende preserveringsnoden.

Voor de hele installatie zou een catalogusbestand opgemaakt moeten worden (op papier of spreadsheet of in een database) dat de volgende elementen bevat:

Beschrijvende metadata:
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer voor het werk
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- De verschillende leeftijden van de gebruikte dragers
- Notities die geschreven staan op de installatie of op individuele dragers die onderdeel zijn van de installatie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen om het werk terug te vinden

Technische metadata:
- Totaal aantal gebruikte dragers
- Aantal elementen per formaat (bv. 3/4”, Digital Betacam, etc.)
- Maakt het werk deel uit van een editie?
- Monitor- of projectievereisten
- Een lijst van de apparatuur waarop de producent, het serienummer en de verkoper van elk onderdeel worden weergegeven
- Een lijst met de andere materialen die deel uitmaken van de installatie (indien van toepassing)
- Specificaties omtrent plaats en omgeving: afmetingen van de ruimte, de lichtniveaus, de akoestiek en de stroomvereisten

Preserveringsmetadata:
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Fysieke staat
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats
- Opslaggeschiedenis (indien gekend)
- Overzicht van in onbruik raken van formaat of apparatuur (indien van toepassing)

Administratieve metadata:
- Aankoopdatum
- Naam van de persoon die het werk schonk of die het verkocht
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Aanvullend op de beschrijvende, technische, preserverings-, en administratieve metadata voor het volledige werk, zouden de catalogusbestanden die specifiek de tapes beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer

Technische metadata:
- Datum
- Formaat
- Generatie
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen en balans
- Kleur of zwart-wit
- Duurtijd
- Type tape

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslagplaats

Bovenop de beschrijvende, technische, conserverings-, en administratieve metadata voor het werk in zijn geheel, zouden de catalogusbestanden die specifiek de ‘born-digital’-bestanden beschrijven (die onderdeel zijn van het werk), de volgende minimuminformatie moeten bevatten:

Descriptieve metadata:
- Uniek identificatienummer
- Bestandsnaam

Technische metadata:
- Aanmaakdatum van bestand(en)
- Formaat van het bestand
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Met of zonder klank
- Geluidskanalen, balans en synchronisatie
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Duurtijd (indien gelooped: inclusief tijd tussen de loops)
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata:
- Fysieke staat
- Inspectienotities, incl. de naam van de persoon die de inspectie uitvoerde
- Niveau van dreiging van in onbruik raken; beschikbaarheid van back-upapparatuur en reserveonderdelen
- Beschrijving van de ondersteunende documentatie
- Conservatienotities, incl. welke handelingen er door wie ondernomen werden
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up op de server
- Datum van de laatste back-up

Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist.

Zie voor een meer gedetailleerde uitleg i.v.m. metadata voor digitale bestanden: Computergebaseerde kunst: Ideale praktijken (‘Best Practices’).

Opmerking
Veel collecties bevatten in onbruik geraakte formaten, die niet altijd te identificeren zijn door niet-experten. Deze obscure tapes hebben vaak de meeste aandacht nodig. Een accurate beschrijving van hun formaten is dan ook essentieel. Zie de volgende website voor meer informatie over de identificatie van videoformaten: The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide.

Naast het documenteren van de individuele bestanddelen van een installatie moet je, wil je het kunstwerk accuraat en langdurig kunnen bewaren, ook zijn gedrag documenteren. ‘Gedrag’ betekent niet alleen de manier waarop de installatie zich gedraagt of reageert, maar ook de manier waarop de installatie werkt onder een bepaalde set van voorwaarden – die door de kunstenaar bepaald werden. De ideale methode om dit gedrag te documenteren vertrekt bij de kunstenaar. Het is in collectiehoudende instituten dan ook steeds vaker gebruikelijk om interviews met kunstenaars af te nemen, of om hen een vragenlijst te laten invullen.

Mogelijke vragen die je de kunstenaar kan stellen:
- Wat is de productiegeschiedenis van de installatie?
- Wat zijn de originele formaten en wat (in het geval er een verschil is) zijn de tentoonstellingsformaten?
- Wat is de essentie van het werk? Voorzie een kunstenaarsstatement.
- Wat zijn de belangrijke gedragingen van het werk en wat is zijn essentiële ‘look and feel’?
- Welke apparatuur werd er gebruikt? Heeft de kunstenaar bepaalde apparaten aangepast?
- Maakt de apparatuur integraal deel uit van het werk?
- Hoe bestaat het werk in een gegeven ruimte? Beschrijf de omgeving, inclusief verlichtingsomstandigheden en geluidsniveaus. Voorzie in afmetingen van de installatieplaats(en).
- Beschrijf publieks- of gebruikersrespons.
- Is verandering onvermijdelijk?
- Indien ja, welke verandering is dan aanvaardbaar?

Deze informatie zal nodig zijn indien het werk ooit geherinterpreteerd dient te worden, bijvoorbeeld in het geval van in onbruik raken van de originele drager(s), of wanneer het in een andere ruimte wordt geïnstalleerd.

Omdat installaties plaatsgebonden zijn, is het nuttig om te documenteren hoe een publiek op een specifieke plaats reageert of met een werk in interactie treedt. Met een toekomstige wederopbouw in het achterhoofd is het o.a. nuttig om leden van het publiek te interviewen en foto’s te nemen (of video-opnames te maken) van de installatie, en overzichten te geven van bepaalde interacties of uitwisselingen met het werk. Dit alles met behulp van diagrammen of een korte beschrijving. (Hou in het achterhoofd dat dit soort documentatie zijn eigen preserveringsnoden met zich meebrengt.)

Andere vormen van documentatie zijn eveneens belangrijk. Verzamel hulpmaterialen die verbonden zijn aan het werk, zoals blauwdrukken of specificaties van de ruimte, technische tekeningen, tentoonstellingsgidsen of persboeken.

Voor meer informatie over het documenteren van media-installaties, een uitzonderlijke case studie en een verzameling vragen die je aan kunstenaars kan voorleggen, zie Pip Laurenson’s Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill’s “Between Cinema and a Hard Place” en The Conservation and Documentation of Video Art. Bekijk voor bijkomende informatie over de documenteringsstrategie de concepten achter de ArtBase Artist Questionnaire van Rhizome.org en de Variable Media Questionnaire van het Guggenheim Museum. (Opgelet: om toegang te hebben tot deze online vragenlijsten moet je lid zijn van Rhizome en van het Variable Media Network.)

Een duidelijker beeld van de preserveringsnoden krijg je met een catalogusbestand voor het werk op objectniveau – met hierin details over gebruikte fysieke materialen en ‘look and feel’. Op basis hiervan kan je ook de kosten voor de preservering van de installatie inschatten. Deze informatie is tevens noodzakelijk wanneer men sponsors benadert – die vaak een klare kijk willen hebben op de omvang van het project.

Het is voor een installatie nuttig om een uniek nummer toe te kennen aan het werk in zijn geheel, en om variaties op dit nummer toe te kennen aan elke bestanddeel; bij het catalogiseren is het dan ook noodzakelijk om voor elk individueel object een uniek identificatienummer te hebben. Daarbij zou het nummeringsysteem zo eenvoudig mogelijk moeten zijn: het systeem kan de verzameling of maker beschrijven, een nummer toekennen, en details geven over formaat en generatie. De videotriptiek Anima (2000) uit de Bill Viola-collectie, die bestaat uit drie afzonderlijke, tegen de muur gemonteerde monitors (die drie verschillende videobronnen weergeven) zou bijvoorbeeld als volgt kunnen genummerd worden:

BV-00001 – voor het hele werk
BV-00001-M1 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M2 – voor elke drager die onderdeel is van het werk
BV-00001-M3 – voor elke drager die onderdeel is van het werk

De verschillende afspraken m.b.t. het nummeren zouden op voorhand moeten worden vastgelegd, net als de afspraken voor het uitschrijven van het nummer (bv. het gebruik van koppeltekens, etc.).

Voorzie zuurvrije etiketten met het overeenkomstige unieke identificatienummer:
- op de installatie
- op elke drager die onderdeel is
- op hardwareapparaten die nodig zijn om het werk af te spelen en weer te geven, incl. afspeelapparatuur en monitors.

Etiketteer ook de draagbare opslagmedia voor computergebaseerde kunstwerken, zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven. Deze apparaten zouden het unieke identificatienummer moeten dragen van het werk waar ze naar verwijzen.

Het is natuurlijk belangrijk dat het etiket discreet aangebracht wordt, zodat het de algemene look van het werk niet verstoort.

Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en dat ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.

Etiketten zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s)
- Datum van het werk en datum van het fysieke medium
- Formaat/formaten
- Generatie, staat of versie van het werk