Placez des étiquettes non-acides avec les numéros d'identification uniques correspondant, sur l'installation, sur chaque composant médiatique, ainsi que sur les équipements matériels requis pour montrer l'œuvre y compris les magnétoscopes et les moniteurs. De même, pour les œuvres à composantes informatiques, étiquetez les supports de stockage amovibles comme les disquettes, les Zips ou les disques optiques — ces éléments devraient avoir le numéro d'identification unique de l'œuvre à laquelle ils sont liés.
Bien entendu, il est important que l'étiquetage soit effectué de manière discrète afin de ne pas avoir d'incidence sur l'aspect général de l'œuvre.
Gardez à l'esprit que l'adhésif des étiquettes peut sécher et qu'elles peuvent se détacher. Les supports optiques comme les CD ou les DVD devraient être rangés dans des boîtiers en polypropylène avec des étiquettes en papier non-acides. L'identifiant unique d'une œuvre devrait être écrit sur la partie centrale en plastique transparent du disque avec un feutre marqueur d'archives, sans-solvant, à base d'eau et à encre indélébile.
Les feuillets du boîtier devraient comporter les informations suivantes :