L'utilisation d'un identifiant unique pour chaque document est essentielle durant le catalogage. Pour une installation, il est possible d'assigner un numéro unique à l'œuvre dans son intégralité et une variante de ce numéro à chaque composant de l'œuvre. Le système de cotation devrait être aussi simple que possible. Un système de cotation basique peut décrire la collection ou le créateur, attribuer une cote, et donner des informations concernant le format ou la génération. Par exemple, le triptyque vidéo Anima (2000) dans la collection Bill Viola, qui consiste en trois écrans distincts accrochés au mur montrant trois vidéos différentes, pourra être coté ainsi :
Les différentes conventions pour la cotation devraient être déterminées à l'avance, tout comme les conventions portant sur la façon d'écrire les cotes (par ex., l'utilisation de traits d'union, etc.)