En plus de ses composants individuels, afin de préserver une installation correctement dans le temps, le comportement d'une installation doit être documenté. Le comportement n'est pas seulement la façon dont l'installation se comporte ou réagit, mais aussi la manière dont elle fonctionne suivant un ensemble de conditions déterminées par l'artiste. La méthode idéale pour documenter le comportement commence par l'artiste. Mener une interview d'artiste ou soumettre à ce dernier un questionnaire est devenu une pratique de plus en plus courante dans les institutions possédant une collection.
Les questions à poser à l'artiste incluent :
Ces informations seront cruciales dans l'éventualité où l'œuvre devrait être réinterprétée parce que le médium original devenait obsolète par exemple, ou si elle était réinstallée dans un autre espace.
Les installations étant attachées à un lieu spécifique, il est utile de documenter comment une audience réagit et interagit avec une œuvre dans un lieu spécifique. Par exemple en réalisant des interviews de visiteurs, des photographies ou des vidéos de l'installation, des résumés descriptifs d'interactions ou d'échanges particuliers avec l'œuvre en utilisant des diagrammes ou un bref récit. Tous ces éléments pourront aider pour une future installation de l'œuvre. (Gardez à l'esprit que ce genre de documentation possède ses propres besoins en termes de préservation.)
D'autres formes de documentation sont également importantes. Collecter des documents annexes en relation avec l'œuvre, comme des plans et des dessins techniques, des livrets et plans d'exposition, ou encore des portfolios.
Pour des informations supplémentaires sur la documentation des installations à composantes médiatiques, une excellente étude de cas et une série de questions à poser aux artistes, voir "Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill's "Between Cinema and a Hard Place" and "The Conservation and Documentation of Video Art." de Pip Laurenson (fichier PDF).
Pour de plus amples informations sur les stratégies de documentation, examinez les concepts qui sous-tendent le Questionnaire des Médias Variables du Musée Guggenheim. (Notez que vous devez être membre de Rhizome et du Réseau des Médias Variables pour pouvoir accéder à ces questionnaires en ligne.)
Avec un inventaire de l'œuvre au niveau de la pièce — ses matériaux, "son aspect et son ressentit" — un portrait plus clair des besoins concernant la préservation émerge et il est maintenant possible de commencer à estimer les coûts pour préserver l'installation. Cette donnée cruciale l'est aussi lorsque l'on s'adresse aux subventionneurs, qui invariablement veulent une impression très claire de l'envergure d'un projet.