La documentation est le processus de collecte et d'organisation des informations concernant une oeuvre, y compris son état, son contenu et les mesures prises pour la préserver. C'est pour cela qu'il est crucial de documenter toutes les composantes de l'œuvre, y compris son comportement, dès lors qu'elle intègre une collection. Décrire les composantes médiatiques de l'œuvre aussi bien que l'équipement permettant sa monstration. Il est également important de documenter l'espace physique et l'environnement dans lequel l'œuvre est installée. En ce sens, un conservateur devrait traiter une installation médiatique comme une espèce particulière de sculpture. Chaque partie est égale à l'ensemble.
La première étape de tout plan de préservation consiste à évaluer les besoins de(s) l'objet(s) en question. Pour une installation avec de multiples composants interdépendants, un inventaire de base est une étape essentielle de ce processus. Il est non seulement important de documenter les éléments médiatiques, mais aussi les appareils de lecture et de monstration. Les équipements de monstration sont souvent tout aussi inhérents à l'œuvre que les médias eux-même. Cataloguer intégralement une installation au commencement de l'entreprise de préservation serait idéal, mais cela n'est pas toujours faisable ou pratiquement réalisable. À la place, un inventaire de base au niveau de la pièce, en collectant les informations sur papier ou dans un tableur utilisant un logiciel du type d'Excel est un bon début.
Durant le processus de l'inventaire soyez certain de bien faire attention aux éléments particulièrement endommagées ou visiblement détériorées et rapportez aussi la composition générale de l'installation. Voir la section Inspection.
À mesure qu'avance le processus de préservation, il est crucial de cataloguer exhaustivement le matériel préservé. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de créer un catalogue complet pour commencer, il est essentiel que le catalogage soit inclus comme une étape du processus le plus tôt possible.
Le catalogage peut s'avérer étonnement complexe. Bien que de nombreux standards aient été mis en place par les bibliothécaires et les archivistes pour que les informations soient cataloguées de manière à ce qu'elles soient compatibles entre différentes institutions et bases de données, très peu de standards existent pour cataloguer les installations. Avant de mettre en place une base de données, il est utile de consulter un archiviste, un bibliothécaire, un responsable, ou un conservateur compétent dans le domaine.
Une part importante du catalogage repose sur l'utilisation d'un vocabulaire normalisé. Le standard généralement utilisé pour le catalogage de l'image en mouvement est le "Archival Moving Image Materials": A Cataloging Manual, 2nd edition, communément appelé le AMIM-2. Il est disponible dans de nombreuses bibliothèques et universités et donne des standards détaillés pour tout décrire depuis le format de bande jusqu'au variations de titres.
Une discussion approfondi sur les principes et les pratiques de catalogage est disponible sur le site web du Moving Image Collections(MIC). Les règles de catalogage développées par la Fédération Internationale des Archives Filmiques (FIAF) se trouve sur leur site web.
Une "fiche" décrivant le contenu de l'installation devrait être créée, avec une description individuelle pour chaque partie et chaque équipement lui étant lié. Des descriptions séparées au niveau de la pièce pour chaque composant sont nécessaires car les médias sur bande et les fichiers numériques auront des métadonnées d'ordre technique (p. ex., les données de catalogage) et des informations de création différentes et pourront avoir des besoins différents en terme de préservation.
Pour l'intégralité de l'installation, un catalogage basique, qu'il soit sous format papier, sous la forme d'un tableur, ou d'une base de donnée, doit inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées Techniques
Métadonnées de Préservation
En plus des métadonnées Descriptives, Techniques, de Préservation et Administratives de l'œuvre dans son intégralité, les informations minimums pour une description de chaque composant sur bande devrait inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées de Préservation
En plus des métadonnées descriptives, techniques, de préservation et administratives de l'œuvre dans son intégralité, le minimum d'informations pour une description de chaque composant numérique devrait inclure :
Métadonnées Descriptives
Métadonnées Techniques
Métadonnées de Préservation
Lors du nommage de chaque fichier, suivez les conventions de nommage établies et assurez-vous d'ajouter l'extension du fichier. Ces conventions doivent être établies au début du projet.
Pour des explications plus approfondies concernant les métadonnées des fichiers numériques, voir Art à Composantes Informatiques : Meilleures Pratiques.
Note: De nombreuses collections contiennent des vidéos dans des formats obsolètes qui ne sont pas toujours identifiables par des non-experts. Ce sont ces bandes obscures qui habituellement demandent le plus d'attention ; une description précise de leur format est essentielle. Pour plus d'informations sur l'identification des formats vidéo, se référer au précieux site web suivant :
The Texas Commission on the Arts Videotape Identification and Assessment Guide
En plus de ses composants individuels, afin de préserver une installation correctement dans le temps, le comportement d'une installation doit être documenté. Le comportement n'est pas seulement la façon dont l'installation se comporte ou réagit, mais aussi la manière dont elle fonctionne suivant un ensemble de conditions déterminées par l'artiste. La méthode idéale pour documenter le comportement commence par l'artiste. Mener une interview d'artiste ou soumettre à ce dernier un questionnaire est devenu une pratique de plus en plus courante dans les institutions possédant une collection.
Les questions à poser à l'artiste incluent :
Ces informations seront cruciales dans l'éventualité où l'œuvre devrait être réinterprétée parce que le médium original devenait obsolète par exemple, ou si elle était réinstallée dans un autre espace.
Les installations étant attachées à un lieu spécifique, il est utile de documenter comment une audience réagit et interagit avec une œuvre dans un lieu spécifique. Par exemple en réalisant des interviews de visiteurs, des photographies ou des vidéos de l'installation, des résumés descriptifs d'interactions ou d'échanges particuliers avec l'œuvre en utilisant des diagrammes ou un bref récit. Tous ces éléments pourront aider pour une future installation de l'œuvre. (Gardez à l'esprit que ce genre de documentation possède ses propres besoins en termes de préservation.)
D'autres formes de documentation sont également importantes. Collecter des documents annexes en relation avec l'œuvre, comme des plans et des dessins techniques, des livrets et plans d'exposition, ou encore des portfolios.
Pour des informations supplémentaires sur la documentation des installations à composantes médiatiques, une excellente étude de cas et une série de questions à poser aux artistes, voir "Developing Strategies for the Conservation of Installations Incorporating Time-Based Media: Gary Hill's "Between Cinema and a Hard Place" and "The Conservation and Documentation of Video Art." de Pip Laurenson (fichier PDF).
Pour de plus amples informations sur les stratégies de documentation, examinez les concepts qui sous-tendent le Questionnaire des Médias Variables du Musée Guggenheim. (Notez que vous devez être membre de Rhizome et du Réseau des Médias Variables pour pouvoir accéder à ces questionnaires en ligne.)
Avec un inventaire de l'œuvre au niveau de la pièce — ses matériaux, "son aspect et son ressentit" — un portrait plus clair des besoins concernant la préservation émerge et il est maintenant possible de commencer à estimer les coûts pour préserver l'installation. Cette donnée cruciale l'est aussi lorsque l'on s'adresse aux subventionneurs, qui invariablement veulent une impression très claire de l'envergure d'un projet.
L'utilisation d'un identifiant unique pour chaque document est essentielle durant le catalogage. Pour une installation, il est possible d'assigner un numéro unique à l'œuvre dans son intégralité et une variante de ce numéro à chaque composant de l'œuvre. Le système de cotation devrait être aussi simple que possible. Un système de cotation basique peut décrire la collection ou le créateur, attribuer une cote, et donner des informations concernant le format ou la génération. Par exemple, le triptyque vidéo Anima (2000) dans la collection Bill Viola, qui consiste en trois écrans distincts accrochés au mur montrant trois vidéos différentes, pourra être coté ainsi :
Les différentes conventions pour la cotation devraient être déterminées à l'avance, tout comme les conventions portant sur la façon d'écrire les cotes (par ex., l'utilisation de traits d'union, etc.)
Placez des étiquettes non-acides avec les numéros d'identification uniques correspondant, sur l'installation, sur chaque composant médiatique, ainsi que sur les équipements matériels requis pour montrer l'œuvre y compris les magnétoscopes et les moniteurs. De même, pour les œuvres à composantes informatiques, étiquetez les supports de stockage amovibles comme les disquettes, les Zips ou les disques optiques — ces éléments devraient avoir le numéro d'identification unique de l'œuvre à laquelle ils sont liés.
Bien entendu, il est important que l'étiquetage soit effectué de manière discrète afin de ne pas avoir d'incidence sur l'aspect général de l'œuvre.
Gardez à l'esprit que l'adhésif des étiquettes peut sécher et qu'elles peuvent se détacher. Les supports optiques comme les CD ou les DVD devraient être rangés dans des boîtiers en polypropylène avec des étiquettes en papier non-acides. L'identifiant unique d'une œuvre devrait être écrit sur la partie centrale en plastique transparent du disque avec un feutre marqueur d'archives, sans-solvant, à base d'eau et à encre indélébile.
Les feuillets du boîtier devraient comporter les informations suivantes :