Vous devriez être capable de communiquer à votre prestataire les réponses aux questions suivantes afin de prendre des décisions concernant les procédés, les formats de destination, et l'ampleur du travail à réaliser.
1) Quel est le but du projet ?
2) Quels sont globalement les usages envisagés ? Et pour chaque objet dérivé ? Par exemple :
ou
ou
3)Existe-t-il un vocabulaire spécifique à l'organisme ou au projet? Si oui, avez-vous créé un glossaire ou une feuille de style ?
4) Quelle est l'envergure de l'ensemble des efforts consacrés à la collection/préservation ? Est-ce un projet unique, un pilote, est-il dans sa première phase ou troisième, etc? De même, si les éléments qui sont remasterisés font partis d'une collection plus large, quel est l'ordre des priorités pour le projet entier ?
5) Quels sont les financements disponibles pour le projet ? Est-il financé par le biais de bourses ou est-il financé en interne ? Les fonds sont-ils disponibles maintenant ou seront-ils libérés plus tard ?
6) Y a-t-il des infrastructures et des politiques d'organisations auxquelles vous devez aligner votre projet ou qui peuvent influencer vos choix ? Si tel est le cas, dans quelles mesures affecteront-elles votre habilité à maintenir des contrôles de qualité, l'utilisation du format de destination ainsi que le support et les services à l'utilisateur final ?
7) Quels sont les moyens disponibles pour gérer le contenu/media original et celui de destination, y compris l'équipe informatique, les capacités de stockage, etc. ?
8) À quel degré souhaitez-vous être impliqué dans le projet ?
9) Quels sont les paramètres et critères que vous allez utiliser pour juger le résultat final ? Comment sont les propositions des prestataires potentiels comparées à ces critères ? Comment s'accorderont-elles à vos objectifs ?