Pour beaucoup de gens, une des taches les plus décourageante lorsque l'on commence un projet de restauration peut être le choix d'un prestataire. Pour ceux qui ne sont pas habitués à travailler avec des formats vidéo ou avec les technologies de préservation et de restauration, ne serait-ce que savoir quelles questions il faut poser à un potentiel prestataire n'est pas chose facile.

Le questionnaire qui suit a été préparé par Chris Lacinak comme un guide pour vous aider à organiser les informations dont vous aurez besoin pour sélectionner un prestataire et développer avec lui la meilleure relation possible. Il peut être contacté depuis le site : http://www.avpreserve.com.

Le questionnaire est également accessible en fichier PDF. [Vendor Questionnaire report form (PDF file)]

Vous devriez être capable de communiquer à votre prestataire les réponses aux questions suivantes afin de prendre des décisions concernant les procédés, les formats de destination, et l'ampleur du travail à réaliser.

1) Quel est le but du projet ?

• Par exemple : préservation, distribution, accessibilité, montage, multiples, ou autres.

2) Quels sont globalement les usages envisagés ? Et pour chaque objet dérivé ? Par exemple :

• Copie maîtresse de préservation : entreposage à long terme
• Copie maîtresse d'accès : fichier numérique accessible en local
• Copie de consultation : pour le streaming avec la capacité de graver sur DVD/Vidéo à volonté

ou

• Pour une présentation à une réunion la semaine prochaine

ou

• Pour le montage et la diffusion

3)Existe-t-il un vocabulaire spécifique à l'organisme ou au projet? Si oui, avez-vous créé un glossaire ou une feuille de style ?

4) Quelle est l'envergure de l'ensemble des efforts consacrés à la collection/préservation ? Est-ce un projet unique, un pilote, est-il dans sa première phase ou troisième, etc? De même, si les éléments qui sont remasterisés font partis d'une collection plus large, quel est l'ordre des priorités pour le projet entier ?

5) Quels sont les financements disponibles pour le projet ? Est-il financé par le biais de bourses ou est-il financé en interne ? Les fonds sont-ils disponibles maintenant ou seront-ils libérés plus tard ?

6) Y a-t-il des infrastructures et des politiques d'organisations auxquelles vous devez aligner votre projet ou qui peuvent influencer vos choix ? Si tel est le cas, dans quelles mesures affecteront-elles votre habilité à maintenir des contrôles de qualité, l'utilisation du format de destination ainsi que le support et les services à l'utilisateur final ?

7) Quels sont les moyens disponibles pour gérer le contenu/media original et celui de destination, y compris l'équipe informatique, les capacités de stockage, etc. ?

8) À quel degré souhaitez-vous être impliqué dans le projet ?

9) Quels sont les paramètres et critères que vous allez utiliser pour juger le résultat final ? Comment sont les propositions des prestataires potentiels comparées à ces critères ? Comment s'accorderont-elles à vos objectifs ?

1) Où se trouve l'œuvre ?

2) Quelle est la nature du contenu ?

• Par exemple : speakerine, performance en directe, court ou long métrage, œuvre d'art vidéo

3) Quel est le statut actuel du projet ?

• Par exemple : collecte des informations, recherche de financements, prêt à être démarrer.

4) Quel est votre rôle dans le projet ? Il y a-t-il d'autres membres de votre organisme impliqués ? Si oui, qui sont-ils ?

5) Quelle est la logistique en place pour l'envoi et la facturation ?

• Par exemple : direct, tierce partie, différentes adresses pour l'envoie et la réception ainsi que pour la facturation.

1) Avez-vous des attentes quant aux qualités visuelles et sonores du contenu ?

a) Si oui, sur quoi sont-elles basées ?

b) Avez-vous déjà vu une reproduction du contenu ?

c) Est-ce dans la logique de ce que l'on peut attendre d'un format particulier et de l'historique de son entreposage?

2) Connaissez-vous l'historique de l'entreposage ou une partie de ce dernier ?

3) Y a-t-il eu jusqu'à présent une expertise, un inventaire ou un catalogage de l'œuvre ?

a) Si oui, est-ce disponible sous forme électronique ou papier ?

b) Sinon, avez-vous des informations sur les formats, la quantité, et la durée ?

4) Avez-vous choisi le format de destination ?

a) Si c'est le cas, pouvez-vous expliquer votre choix ?

b) Connaissez-vous les options possibles pour le format de destination ?

Par exemple : type et nombre des pistes audio en relation avec la source ; codecs pour les formats de fichiers numériques ; options pour la résolution ; intégration de métadonnées.

5) Quel niveau de suivi du transfert demandez-vous ?

a) Le transfert doit-il être suivi en permanence, sans que l'opérateur ne travail sur autre chose ?

b) Vous satisfaisez-vous d'un suivi partiel, permettant à l'opérateur de transférer plusieurs bandes en même temps ?

c) Vous satisfaisez-vous d'un suivi du transport uniquement, voir d'aucun suivi du tout ?

6) Quelles informations et/ou métadonnées attendez-vous d'obtenir du prestataire ?

a) Attendez-vous un rapport sur la condition des bandes? Si oui, quelles informations doit-il inclure ?

b) Avez-vous besoin de métadonnées concernant le processus de transfert ? Si oui, quel type de métadonnées et dans quel format ? Cela est-il conforme avec l'infrastructure qu'utilise votre organisation ?

7)Connaissez-vous la durée du contenu ?

8) Est-ce que toute la bande doit-être transférée, même si le contenu semble terminé, ou souhaitez-vous interrompre le transfert après une quantité prédéterminée de "noir"?

1) Que pouvez-vous me dire à propos des procédés que vous utilisez ainsi qu'à propos de vos méthodologies ?

• a) Règles pour le transport
• b) Réception
• c) Système de suivi du média
• d) Équipements, outils, type de fournitures utilisées
• e) Collecte des métadonnées
• f) Préparation
• g) Méthode de traitement, outils et compétences
• h) Équipements de l'infrastructure de transfert, cable, trajet du signal
• i) Compétences et habilités de l'équipe
• j) Contrôle de qualité et assurance
• k) Structure de gestion
• l) Structure de communication

2) Quels aspects de votre infrastructure satisfont les objectifs, buts et visées finales spécifiques du projet ?

3) Êtes-vous déjà engagé ou avez-vous déjà une expérience dans des projets similaires ?

4) Quels sont les conditions d'entreposage et de sécurité de votre infrastructure ?

5) Comment se fera la communication pendant la durée du projet ?

• a) Qui sera le contact principal et à quel rythme cette personne communiquera-t-elle ?
• b) Pouvez-vous définir la terminologie que vous utilisez dans vos documents, questionnaires, votre communication verbale ou la documentation des projets ?

6) Pouvez-vous donnez des détails techniques concernant vos procédés ?

7) Êtes-vous en mesure de fournir des définitions de valeurs, particulièrement en ce qui concerne les expressions subjectives utilisées pour la communication et la documentation, du type : "L'image est bonne, la desquamation est importante" ?

8) Expliquerez-vous les conséquences et/ou les compromis associés aux décisions qu'il faudra peut-être que je fasse en termes par exemple de procédures, de coûts, et d'effets sur les objectifs ?

9) Êtes-vous en mesure de répondre à mes attentes et objectifs en termes de rythme de travail et de protocoles (p. ex., générer un rapport de condition, contrôler le transfert) ?

10) Êtes-vous en mesure de fournir des textes de références (sur papier ou en ligne) qui me serviront lorsque je prendrais des décisions?

11) Quelle est votre pratique standard pour le contrôle de qualité et l'assurance d'un résultat de qualité ? Par exemple, pour un projet qui requière un rendement maximal, comment atténuez-vous toute augmentation des risques pour la qualité ?

• Définissez les valeurs pour que vous puissiez comparer ce qui est comparable.
• Définissez vos objectifs.
• Définissez le statut actuel de votre projet.
• Utilisez des échantillons afin de tester et de choisir les prestataires.
• Revoyez les aspects complexes du projet avec les prestataires avant de faire un choix final. Se hâter de prendre une décision finale ne devrait jamais passer avant la garantie du succès du projet.
• Définissez votre rôle dans le projet.
• Acquérez une compréhension du processus.
• Sachez qui est votre contact.
• Définissez une terminologie commune et utilisez-la de façon systématique.
• Rendez vos suppositions explicites.
• Définissez vos attentes.
• Mettez en place une bonne communication.
• Écoutez.
• Posez des questions et vérifiez que vous avez bien compris les réponses.
• Documentez les informations pertinentes.
• Mettez en place des réunions de suivi (pour les travaux de moyenne à grande envergure).

1) La relation client-prestataire fonctionne mieux si elle est construite sur le modèle de la collaboration.

2) Actuellement, il n'y a aucun standards pour la préservation et la remasterisation. Ne pensez pas que tous les prestataires opèrent avec le même type de procédés, d'équipements, d'outils ou d'expertise.

3) Il y a de nombreuses façons d'aller d'un point A à un point B et chacune d'elles possède ses propres potentielles conséquences majeures pour vos objectifs.

4) Les prestataires doivent souvent baser leurs estimations sur très peu d'informations concernant les médias et leur état. Cela peut résulter en des déclarations et des propositions très variables, dépendantes des hypothèses émises par le prestataire concernant la durée du média, son état, l'organisation du travail, les procédés, le contrôle de qualité et plus encore. Il est important de prendre cela en considération en évaluant les propositions et en ne perdant pas de vue l'essentiel durant toute la durée du projet.

5) Même des processus apparemment modestes peuvent avoir un impact majeur sur le prix. De petits paramètres peuvent s'étendre en de multiples formats de destination et contrôles de qualité, ou alors parfois dicter l'organisation des taches d'une façon qui affecte le temps et les coûts de travail. Un prestataire devrait être capable d'identifier et de vous exposer ces variables ainsi que la manière dont elles peuvent avoir une incidence sur l'ensemble de votre budget.