La préservation renvoie à l'ensemble du processus par lequel le contenu d'un document est sauvegardé et sa viabilité à long terme assurée. Une part du processus de préservation réside dans la migration — effectuer une copie d'une bande vidéo vers un nouveau support d'archivage afin de maintenir le contenu accessible à long terme.
Il y a de nombreux formats de bande vidéo analogique et numérique qui ont été fabriqués afin de répondre à des besoins spécifiques. En ce qui concerne les vidéogrammes, aucun support sur bande n'a été désigné officiellement comme standard de préservation. Néanmoins, les supports vidéo qui sont recommandés comme étant bons pour l'archivage sont ceux qui sont omniprésents et dont l'utilisation est largement encouragée par les diffuseurs et les sociétés de production : des bandes professionnelles épaisses et robustes. Les formats de bandes vidéos que l'on trouve dans le commerce sont fabriqués pour le grand public qui souhaite réaliser des enregistrements vidéos considérés comme sans grande importance. Ces types de formats ne sont généralement pas robustes, et la bande peut être plus petite et d'une qualité moindre que les formats professionnels. Un format du commerce ne doit pas être utilisé pour générer une copie maîtresse de conservation.
Les formats les plus communément utilisés pour la préservation de la vidéo sont :
Le Digital Betacam (ou DigiBeta) - au sein de la communauté des archivistes, ce format numérique peu compressé est actuellement considéré comme étant le meilleur choix pour réaliser une copie maîtresse de préservation. En tant que format numérique, ce support résistant et fiable possède de nombreux avantages : il peut fournir la meilleure qualité d'image possible ; il n'y a pas de perte de contenu entre les générations lorsque l'on effectue une nouvelle bande maîtresse depuis le Digital Betacam, car il s'agit d'un clone numérique exact de l'original. Cependant, un inconvénient de l'utilisation de ce type de bande est que c'est un format coûteux. Les équipements de lecture sont chers et disponibles presque uniquement dans des environnements de production professionnels.
Le Betacam SP - est un format analogique non-compressé pérenne, fiable et capable à travers la migration de maintenir un maximum d'informations comparé aux autres types de bandes. Toutefois, comme il s'agit d'un support analogique, des pertes d'informations peuvent se produire sur les bandes faites depuis ce master.
Jusqu'à présent, il n'existe aucun consensus au sein de la communauté des archivistes concernant un format de fichier numérique qui soit approprié pour la préservation à long terme des images vidéographiques. L'avantage du numérique, est la capacité à reproduire les fichiers numériques sans pertes générationnelles — théoriquement. Il y a aussi des avantages en termes de prix et d'espace de stockage : les coûts de stockage des fichiers numériques baisse et vont probablement continuer à suivre cette tendance dans le futur.
Cependant, lorsque l'on numérise de la vidéo, un certain nombre de variables entre en jeu ; parmi elles on trouve les problèmes de compression, de codecs, et de compatibilité de fichiers. Ces problèmes doivent encore être résolus par les archivistes entre eux, bien qu'il y ait eu récemment de passionnants développements dans le domaine. (Un important projet est décrit dans la section études de cas de ce guide.)
Pour maintenir et mettre en œuvre un projet de préservation, il va vous falloir identifier les bandes qui requièrent une attention immédiate et déterminer les moyens que vous pouvez consacrer au projet. Donnez la priorité aux bandes à préserver en vous basant sur leur condition physique et leur provenance. Ce sont ces deux principaux facteurs qui déciderons du coût et du temps nécessaires pour préserver votre collection. De plus :
Certains organismes se sont aperçus qu'à long terme, investir dans une solution en interne pour le nettoyage et le transfert représente une économie de temps et d'argent. Plusieurs organismes, cependant, délèguent ce travail à des prestataires de confiance.
Une fois que vous avez sélectionné les bandes devant être préservées, contactez plusieurs prestataires afin de comparer leurs estimations. Fournissez leur autant d'informations que possible, y compris le format, la durée, et l'état de chaque bande.
Gardez à l'esprit que le prix peut changer une fois qu'un prestataire évalue personnellement les bandes.
La migration requiert d'agir avec prévoyance — un équilibre entre vision à long-terme et à court-terme. Voilà un aperçu de la procédure basique :