Documenteren

Documenteren (Intro)

Documenteren is het proces van het verzamelen en organiseren van informatie over een werk, inclusief zijn staat, zijn inhoud en de acties die men moet ondernemen om het werk te bewaren.

Het interactieve karakter van veel computergebaseerde kunst impliceert dat het documenteren ervan om een bredere waaier van gegevens vraagt dan het geval is bij single-channel-videowerken of conventionele films. Het catalogiseren vereist niet enkel het verzamelen van gegevens met betrekking tot de digitale bestanden waar het werk uit bestaat (zogenaamde metadata) maar ook informatie over het gedrag van het werk: wat het werk eigenlijk ‘doet’.

Gedrag

Computergebaseerde kunst die interactief of ‘time-based’ is, heeft unieke gedragspatronen die – wil men het werk accuraat bewaren - gedocumenteerd moeten worden. Idealiter vertrekt het documenteren van dit gedrag bij de kunstenaar. Daarom is het voor collectiehoudende instituten steeds gebruikelijker om de kunstenaar te interviewen of hem een vragenlijst laten invullen.

Dit soort interviews omvat vragen als:
- Wat is de productiegeschiedenis van het werk?
- Welke software, hardware en besturingssystemen werden gebruikt om het werk te maken?
- Wat is de essentie van het werk? Wat moet zeker bewaard worden doorheen het conserveringsproces, zodat het werk beschouwd kan worden als ‘intact’?
- Welke specifieke aanpassingen, die nodig zijn om het werk functioneel te houden, zijn acceptabel?
- Wat zijn de fysieke en conceptuele grenzen van het werk? Wat kan men zien als essentiële componenten, versus componenten die vervangen kunnen worden (bv. videospelers die obsoleet geworden zijn)?
- Wat zijn de belangrijke ‘gedragingen’ van het werk en wat is zijn essentiële ‘look and feel’? Welke kenmerken zijn essentieel – zonder dewelke men het werk als ‘dood’ gaat bestempelen?

Wanneer de originele dragers van een kunstwerk obsoleet zijn geworden, zal deze informatie van het grootste belang zijn.

Een ander nuttig aspect van documenteren heeft betrekking op de manier waarop een toeschouwer met een werk omgaat of in interactie treedt. Leden van het publiek interviewen; video- of foto-opnamen maken; de digitale mappenstructuur van een werk kopiëren; het gebruik van diagrammen of een korte beschrijving om bepaalde interacties met het werk samen te vatten: het komt allemaal van pas bij een toekomstige wederopbouw. (Hou echter in het achterhoofd dat dit soort documenteren zijn eigen bewaringsnoden met zich meebrengt.)

Andere vormen van documentatie zijn eveneens belangrijk. Verzamel aanvullend materiaal dat gerelateerd is aan de creatie, tentoonstelling en kritische ontvangst van het werk: tentoonstellingsgidsen, perskits en recensies, foto’s van de tentoonstelling of de installatie, etc.

Voor bijkomende informatie rond documenteren van nieuwe media en computergebaseerde kunst en de huidige ontwikkelingen in standaarden en schema’s kan u een kijkje nemen bij V2_’s Capturing Unstable Media project, de Database of Virtual Art van de Donau-Universiteit te Krems, het Variable Media Network van het Guggenheim Museum of de ArtBase van Rhizome.org.

Metadata

Zoals we reeds vermeldden zijn metadata data over data, die technische informatie over een digitaal bestand documenteren. Het gaat hierbij om kenmerken van de basiselementen van een werk (zoals creatie, datum en bestandsformaat) maar evenzeer om gedetailleerde informatie over codecs, compressie, etc.

Hoewel de eerder genoemde documenteringstrategieën ontwikkeld werden binnen de kunstwereld, zijn metadata ook belangrijk voor bibliotheken, archieven, ondernemingen, overheidsinstellingen – kortom, voor elke entiteit die omgaat met belangrijke informatie in digitale vorm. Het zijn instellingen als deze die onderzoek naar metadatastandaarden en -schema’s mee stimuleren.

In de wereld van de digitale kunst moet men er echter rekening mee houden dat, naast het in onbruik raken van formaten en hardware, de grootste risicofactoren bij de lange termijnbewaring van digitale werken bestaan uit menselijke fouten en slecht beheer van bestanden. Om een werk een lange levensduur te verzekeren is het essentieel om gegevens over bestanden en hun locatie consistent en zorgzaam te bewaren.

Om een goede documentatie te voorzien over de diverse, intrinsieke en verbonden componenten waaruit deze werken bestaan, is het essentieel om een inventaris op te maken. Bij elk bewegend beeld-, audio- of softwarebestand, en elk hardwareapparaat en besturingssysteem (nodig om het bestand te kunnen afspelen) moet dit op objectniveau gebeuren. Om alle delen van één enkel werk te kunnen identificeren moet elk catalogusbestand m.b.t. een bestanddeel van het kunstwerk bovendien verbonden worden met de catalogusbestanden in de database m.b.t. de andere bestanddelen van hetzelfde kunstwerk. Dit kan gebeuren door een uniek identificatienummer voor het werk te creëren en varianten van dit nummer te gebruiken voor elk individueel onderdeel.

Men moet een catalogusbestand over een werk creëren dat de inhoud van het werk beschrijft – met individuele catalogusbestanden op objectniveua voor de eraan gelinkte individuele bestanden. Aparte catalogusbestanden op objectniveau zijn noodzakelijk omdat digitale bestanden verschillende technische metadata en informatie m.b.t. creatie zullen hebben. Indien er verschillende versies van hetzelfde bestand bestaan (bv. een werkversie en een afgewerkte versie), moet men via het catalogusbestand kunnen identificeren welk bestand deel uitmaakt van de afgewerkte, ‘authentieke’ versie die men zal gebruiken voor het hercreëren of tonen van het werk.

In het algemeen kunnen metadata verdeeld worden in vier categorieën: beschrijvende metadata (die de inhoud van het werk beschrijven); technische metadata (die de technische creatie van het bestand beschrijven, en de benodigdheden om het bestand af te spelen); preserveringsmetadata en administratieve metadata (omvatten o.a. hoe het werk verworven werd, en informatie over de rechthebbenden).

De lijst van velden hieronder geeft een idee van wat elke categorie inhoudt en ook hoeveel data over één bestand men minstens moet verzamelen.

Beschrijvende metadata
(De beschrijvende data zouden onderdeel moeten zijn van het ‘werk’-catalogusbestand; de informatie die dit catalogusbestand bevat is dan toepasbaar op alle onderliggende versies van het digitale bestand.)
- Uniek identificatienummer
- Inschrijvingsnummer
- Titel
- Alternatieve titel(s)
- Kunstenaar(s)/maker(s)/ontwikkelaar(s)/designer(s): voornaamste betrokkenen en technische ploeg
- Datum van realisatie van de afgewerkte versie
- Beknopte beschrijving van het werk
- Onderwerp/genre: beschrijvingen over de inhoud die kunnen helpen het werk terug te vinden

Technische metadata
- Grootte van het bestand
- Generatie: belangrijk indien je wil meegeven dat het object een kloon is en je het aantal bestaande kopieën wil nagaan
- Versie, bv. werkbestand of afgewerkt bestand; dit wordt gebruikt om de authenticiteit te bepalen
- Deel van een editie
- Formaat van het bestand
- Datum van creatie van het bestand (niet van het uiteindelijke werk)
- Kleurprofiel: RGB of CMYK (kleur) of grijswaarden/monochroom (zwart en wit)
- Beeldfrequentie: aantal beelden per seconde
- Compressieschema (indien van toepassing)
- Compressie bitrate
- Met of zonder klank
- Hardware gebruikt om het bestand te maken
- Software/applicatie/programmaformaat gebruikt om het bestand te maken
- Hardware vereist om het bestand af te spelen
- Software vereist om het bestand af te spelen
- Andere vereiste weergaveapparatuur
- Onderscheid propriëtaire, open source en unieke componenten
- Installatie (indien van toepassing)
- Compatibele browsers
- Vereisten voor besturingssystemen
- Vereiste plug-in(s)

Preserveringsmetadata
- Inspectienotities
- Wie deed de inspectie?
- Beschrijving van ondersteunende documentatie
- Conserveringsnotities: omvat welke conserveringsacties gebeurden en wie deze uitvoerde
- Fysiek opslagmedium
- Fysieke opslaglocatie
- Locatie van de back-up server
- Datum van de laatste back-up

Administratieve metadata
- Datum van inschrijving
- Verworven van (schenker of verkoper)
- Uitgever van het werk
- Rechtenhouder
- Beperkingen

Algemene aanbevelingen

Het benoemen van bestanden
Bij de aanmaak van elk bestand moet men de vastgelegde benoemingsafspraken volgen en erop toezien dat men zeker de bestandsextensie vermeldt. Over deze afspraken moet aan het begin van het project worden beslist. De naam van het bestand zou kunnen gebaseerd zijn op het unieke identificatienummer. Het meest belangrijke aspect is dat de naam van het bestand uniek is en niet gekopiëerd wordt in een ander project, of elders op je servers. Geef het bestand geen eenvoudige benaming die mogelijk reeds gebruikt werd voor andere bestanden (bv. 001.tif, 002.tif, etc.).

Etiketteren van apparatuur en dragers
Hardwaretoestellen die nodig zijn voor het afspelen, opnemen en opslaan van werken (zoals harde schijven, zipdrives en monitors) kunnen beveiligd worden met zogenaamde ‘artifact identification tags’. Draagbare opslagmedia zoals floppydisks, zipdisks of optische schijven kunnen beveiligd worden met zuurvrije etiketten, die het unieke identificatienummer van het overeenkomstige werk aangeven.

Hou er rekening mee dat de kleeflaag van etiketten kan uitdrogen en ze hierdoor kunnen loskomen. Optische dragers zoals cd’s of dvd’s worden best opgeslagen in doosjes uit polipropyleen, met zuurvrije etiketten. Het unieke identificatienummer van een werk schrijft men best op de doorzichtige kern van het schijfje, met een permanente markeerstift met zachte viltpunt die watergebaseerd en niet-oplosbaar is.

Etiketten op doosjes zouden de volgende informatie moeten bevatten:
- Uniek identificatienummer
- Titel(s)
- Formaat/formaten van het bestand
- Kunstenaar/maker
- Datum waarop de kopie gemaakt werd
- Staat of versie van het werk