Recommandations générales

Nommer les fichiers

À la création de chaque fichier, suivez les conventions de nommage établies et assurez-vous d'ajouter l'extension du fichier. Ces conventions doivent être établies au début du projet. Le nom du fichier peut être basé sur l'identifiant unique. Le plus important étant que le nom du fichier soit unique, qu'il ne soit pas dupliqué dans un autre projet ou ailleurs sur vos serveurs. Ne donnez pas aux fichiers des noms très basiques qui pourraient potentiellement désigner plusieurs fichiers différents (p. ex., 001.tif, 002.tif, etc.).

Étiquetage des équipements et des supports

Les dispositifs matériels pour lire, archiver, ranger et entreposer des œuvres - comme des disques dur, des Zips et des écrans — peuvent être identifiés avec des étiquettes utilisées pour les objets d'archives. Des supports de stockage comme les disquettes, les Zips ou les disques optiques peuvent être identifiés avec des étiquettes sans acides, indiquant le numéro d'identification unique de l'œuvre correspondante.

Gardez à l'esprit que l'adhésif des étiquettes peut sécher et qu'elles peuvent se détacher. Les supports optiques comme les CDs ou les DVDs devraient être rangés dans des boîtiers en polyproplylène avec des étiquettes en papier sans acides. L'identifiant unique d'une œuvre devrait être écrit sur la partie centrale en plastique transparent du disque avec un feutre marqueur pour les archives, sans-solvant, à base d'eau et à encre indélébile.

Les jaquettes du boîtier devraient comporter les informations suivantes :

Identifiant numérique unique

titre(s)

format(s) de fichiers

artiste/créateur

date de création de la copie

étape ou version de l'œuvre

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