Métadonnées

Les métadonnées comme mentionné plus haut, sont des données à propos de données, documentant des informations techniques à propos d'un fichier numérique — toutes depuis les plus basiques comme la date et le format de création jusqu'aux informations se rapportant aux codecs, à la compression, etc.

Si les stratégies de documentation abordées plus haut sont développées au sein du monde de l'art, les métadonnées sont également importantes pour les bibliothèques, les archives, les entreprises, les agences gouvernementales — toute entité ayant à traiter des informations importantes sous forme numérique. Ce sont des groupes comme ces derniers qui ont mis en place les standards et schémas de métadonnées.

Toutefois, dans le monde de l'art numérique :

Gardez en tête que mis à part l'obsolescence des formats et du matériel, l'erreur humaine et une mauvaise prise en charge des fichiers est le danger le plus important pour la préservation des œuvres numériques. Il est essentiel de collecter des données à propos des fichiers et de leur emplacement avec soins et de façon systématique afin d'assurer leur longévité.

Pour obtenir une documentation approfondie des différentes composantes complexes et interdépendantes qui constituent ces œuvres, il est essentiel de faire un inventaire au niveau de la pièce, de chaque fichier vidéo, audio, mais aussi des logiciels, du matériel et des systèmes d'exploitation nécessaires pour lire les fichiers. Il est tout aussi important que l'œuvre et chaque pièce d'archives lui étant associée soient interreliée dans la base de données afin de pouvoir identifier toutes les parties d'une même œuvre. Cela peut-être fait en créant un identifiant unique pour chaque œuvre et en utilisant des variantes de ce dernier pour chacune des différentes parties.

Un document décrivant le contenu de l'œuvre devrait être créé, avec une description individuelle pour chaque fichier lui étant lié. Des descriptions séparées au niveau de la pièce pour les fichiers sont nécessaires car les fichiers numériques auront des métadonnées d'ordre technique et des informations de création différentes. S'il y a plusieurs versions d'un fichier numérique (par exemple, fichier de travail ou fichier final), les données descriptives doivent permettre d'identifier quel fichier est le fichier final ou "authentique" devant être utilisé pour recréer l'œuvre ou la montrer.

En général, les métadonnées peuvent être divisées en quatre catégories générales : descriptives (décrivant le contenu de l'œuvre) ; techniques (décrivant la création technique du fichier et ce qu'il faut pour le lire) ; de préservation ; et administratives (qui inclues des informations sur la manière dont l'œuvre à été acquise et sur les droits qui lui sont affiliés).

La liste de champs plus bas donnera une idée de ce qu'englobe chaque catégorie - et combien de données il est nécessaire de récupérer.

Descriptive

(Les données descriptives doivent composer l'enregistrement de "l'œuvre" ; l'information contenue dans cet enregistrement est applicable à chaque version du fichier numérique.)

un identifiant unique
numéro d'acquisition de l'œuvre
titre
titre(s) altérnatif(s)
artiste(s)/créateur(s)/développeur(s)/designeur(s) (contributeurs principaux et équipe technique)
date de l'œuvre finale
description sommaire de l'œuvre
sujet/genre (descripteurs du contenu pouvant aider à trouver l'œuvre)

Technique

taille du fichier
génération (important lorsque vous voulez indiquer que le fichier est un clone et que vous souhaitez pouvoir tracer le nombre de copies existantes)
version (p. ex. , est-ce un fichier de travail ou un fichier final ; utilisé pour identifier l'authenticité)
partie d'un autre fichier édité
format du fichier
date de création (du fichier, pas de l'œuvre finale)
profile colorimétrique : RVB ou CMJN (couleur) ou valeur de gris/monochrome (noir et blanc)
nombre d'images par seconde
schéma de compression (si applicable)
taux de compression
sonore ou muet
matériel utilisé pour créer le fichier
logiciel/application/programme utilisé pour créer le fichier
matériel requis pour lire le fichier
logiciel requis pour lire le fichier
autres équipements nécessaires pour visualiser le fichier
distinguer les composants propriétaires, open-sources et uniques
installation (si applicable)
navigateurs compatibles
systèmes d'exploitation requis
plug-ins nécessaires

Préservation

notes d'inspection
qui a réalisé l'inspection
description de la documentation
notes de conservation (incluant les mesures de conservation prises et par qui elles l'ont été)
support physique de stockage
emplacement physique d'entreposage
emplacement du serveur de sauvegarde
date de la dernière sauvegarde

Administrative

date d'acquisition
mode d'acquisition (don ou achat)
éditeur de l'œuvre
détenteur des droits
restrictions