Bien que préparer le budget pour un projet de préservation de bandes vidéo puisse être décourageant, les coûts sont en fait déterminés par un petit nombre de variables. Ces variables incluent le format d'origine, l'état, la durée du contenu et aussi le format de destination et le niveau de restauration souhaité. Passer en revue ces variables avec un prestataire vous fournira les informations nécessaires pour réaliser un budget exploitable.
Chacun des points suivant devrait être discuté avec un prestataire pour avoir une idée précise du coût total du projet. (voir le questionnaire (fichier PDF) détaillant les étapes nécessaires pour travailler avec succès avec un prestataire).
Des informations supplémentaires sur chacune de ces variables sont disponibles dans la partie du site web des Meilleures Pratiques.
La première variable qu'il faut considérer est l'état des bandes. Donnez au prestataire un maximum d'informations sur l'âge des bandes et sur la façon dont elles ont pu être entreposées durant toutes ces années. Une inspection élémentaire des bandes peut fournir des informations supplémentaires cruciales. (Pour un guide pas à pas de l'inspection physique, voir le guide pour l'inspection des bandes vidéos de l'Association of Moving Image Archivists.)
Les dommages ou la détérioration ont un effet direct sur les coûts qu'implique le transfert. Par exemple, des bandes sales devront peut-être être nettoyées. Si elle présentent des symptômes du syndrome "sticky shed", elles auront peut-être besoin d'être "cuites"— séchées dans un four sec pour réduire ces symptômes. Chacune de ces procédures implique probablement des coûts supplémentaires en fonction du prestataire. (Et ne doivent pas être pratiquées par une personne qui n'est pas familière avec le protocole.)
La deuxième variable est le format. Des bandes obsolètes — pour lesquelles les équipements de lecture ne sont plus fabriqués — limiteront peut-être le nombre de prestataires pouvant réaliser le travail. Certains formats rares ne peuvent être lus que par une poignée de laboratoires.
De même, certains formats de bandes très anciens demandent des ajustements supplémentaires sur les équipements avant de pouvoir les lire correctement. Les appareils pour les bandes Quad — qui lisent les bandes open reel de 2" — demandent souvent un temps supplémentaire pour les préparer. Les magnétoscopes open reel 1/2" présentaient souvent des variations considérables lors de l'enregistrement ; aujourd'hui, les bandes 1/2" auront peut-être besoin d'être essayées sur plusieurs lecteurs pour obtenir un signal suffisamment bon.
Une liste précise des formats vidéos est essentielle lorsque l'on traite avec un prestataire. Le site web suivant offre un guide détaillé pour l'identification des formats vidéos :
La troisième variable est la quantité de restauration désirée. Est-ce une simple remasterisation avec une intervention minimale ? Est-il nécessaire de corriger des pertes de signal, de corriger les couleurs, etc. ? Les réponses à ces questions ont bien entendu des implications à la fois éthiques et budgétaires.
La plupart des prestataires font payer plus cher pour les séances supervisées — durant lesquelles le client est présent — que pour celles qui ne le sont pas. Il n'est généralement pas nécessaire pour le client d'être présent à chaque moment du processus. Les clients devraient discuter du résultat final désiré et de la façon la plus efficace d'y parvenir avec le prestataire.
Les types de formats désirés pour la copie maîtresse et pour les copies de visionnage vont aussi avoir une incidence sur le budget global d'un projet. Les bandes Digital Betacam, par exemple, peuvent revenir à 80€ par cassette en fonction de la majoration du prestataire. En général, c'est une variable pour laquelle les prestataires doivent être en mesure de fournir des chiffres exactes.
En créant un budget, le coût du contrôle de qualité est bien souvent oublié. À leur retour du prestataire, chacune des nouvelles bandes devra être visionnée pour vérifier sa qualité. Contrôler des choses comme la durée, la qualité du son et de la vidéo, le chapitrage des copies DVD, etc., prend un temps considérable aux employés. Le coût de ces vérifications devrait figurer dans le projet dès le début.
Pour finir, il est très important de calculer et d'inclure le coût des besoins pour l'entreposage. En planifiant un projet de préservation, les archivistes négligent parfois cet aspect essentiel qui va souvent multiplier par deux leur budget pour l'entreposage. De plus, les conditions d'entreposage [Meilleures Pratiques] ne doivent pas être oubliées. L'investissement considérable en temps, en argent et en efforts qu'un projet de préservation implique doit être secondé par un entreposage permetant aux nouvelles copies maîtresses de durer le plus longtemps possible